Tutorial para criar usuários e definir perfis no BIREME Accounts

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Público alvo:	Coordenadores de redes que administram fontes de informação no FI-Admin
Metodologia:	LILACS, LIS, DirEve, Multimedia, SeCS, Leyes
Sistema:	BIREME Accounts - perfil avançado / FI-Admin - perfis documentalista e editor
Conteúdo:	metodológico (gestão de fontes de informação)
Objetivo:	Instruir quanto a criação e gestão de usuários no BIREME Accounts para contribuição com fontes de informação da BVS
Data de revisão:	20/07/2017
Data de atualização:	12/03/2018
Data de publicação:	17 de novembro de 2016

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Dados necessários para criação de usuários e definição de perfis de acesso

Antes de iniciar tenha em mãos:

• Nome completo do usuário
• E-mail pessoal que o usuário possui na instituição
• Código do Centro Cooperante
• Definição de quais fontes ele vai cooperar e com quais perfis

Conferência de tipo de registro do centro cooperante (CC) no Diretório da Rede BVS

Antes de criar o usuário, verifique se a instituição a qual ele pertence é um CC da BIREME.

Para isso pesquisar no Diretório da Rede BVS pelo código informado.

Abaixo um registro de Unidade Participante:

Registro de Centro Cooperante:

Se a instituição for unidade participante (UP), então verificar todos os dados desse cadastro e solicitar a atualização de cadastro e mudança de status desse UP para CC informando para quais fontes de informação ele irá cooperar.

Aguarde retorno do FIR ou setor de Cadastros sobre finalização do processo. Depois que o usuário já está registrado como centro cooperante, então você poderá realizar o próximo passo.

Criação de usuários

Instruções para criação do nome do usuário

• Adote o primeiro nome e o último sobrenome.

O uso do ponto entre nome e sobrenome é opcional.

• Caso já exista um usuário "homônimo", crie com os outros nomes que compõem o nome completo do solicitante.

Ex: João Roberto Cunha da Silva

Usuário a ser criado: joao.silva ou joaosilva

Se "homônimo", criar: joao.cunha ou joaocunha

Se ainda não for possível diferenciá-lo, incluir característica que o diferencie do outro usuário: ex. código de CC, sigla da instituição em que trabalha ou sigla da revista publicada (se perfil editor LILACS-Express).

joao.silva.br2.1 ou joaosilva.br2.1

joao.silva.fmusp ou joaosilva.fmusp

• Nunca criar usuários que não possibilitem identificar o responsável individual pelo registro.
  • Ex.1 somente com o primeiro nome = Creuza
  • Ex.2 código = BR1.2
  • Ex.3 nome da empresa = zepellini
  • Ex.4 área da empresa = publicação, biblioteca, editor, revista (arroba)nomedaempresa.br

Justificativas:

• É esperada a existência de homônimos na rede

• Sistema facilita processo de reuso / catalogação cooperativa de registros por qualquer centro cooperante ou rede de colaboração nas bases geridas no FI-Admin

• Toda edição realizada no sistema FI-Admin é de responsabilidade, em primeira instância, do profissional que criou ou editou o registro, seguida do responsável pelo centro cooperante e depois pelo coordenador da rede que inscreveu o usuário.

Usuários para prestadores de serviços

Usuários que trabalham em mais de um centro cooperante ou empresas que prestam serviços para mais de uma revista científica indexada nas bases LILACS e BVS assumem usuários específicos para cada serviço prestado (cliente), ou seja, para cada cliente, um usuário.

O código do usuário será sempre igual ao código do CC que contratou o prestador de serviço.

Ex. Se a BIREME contrata indexadores, todos indexadores adotarão o código BR1.1 mesmo se o prestador de serviço tiver outro código na rede.

• Utilizar usuários individuais e manter e-mails diferentes.

Ex: joao.silva.fmusp =>joao.silva(arroba)fm.usp.br joao.silva.empresax =>joao.silva(arroba)empresax.br

• Usuários que mantém e-mail Gmail, devido à funcionalidade específica desse e-mail, poderá "criar" e-mails alternativos que serão recebidos na mesma caixa postal padrão:

joao.silva.fmusp =>joao.silva(arroba)gmail.com joao.silva.empresax =>joao.siva.empresax(arroba)gmail.com joao.silva.revistax =>joao.silva.revistax(arroba)gmail.com

Caso o mesmo e-mail seja utilizado para diferentes usuários, a BIREME não se responsabiliza por perda de dados, visto que o sistema apresenta essa restrição e a recomendação acima está explicitada.

Acessar BIREME Accounts

http://accounts.bireme.org/

Clicar no menu Users

Clicar no botão Novo Usuário

Preencher formulário com dados no usuário

Caso o código do Centro Cooperante do usuário que irá criar não esteja na sua lista, primeiro incluir o Código desse Centro Cooperante em sua rede

Clicar em Enviar para salvar o usuário criado e para abrir aba de fontes de informação e perfis de usuários

Definir quais sistemas esse usuário irá contribuir em com qual perfil

Clicar em Enviar

Nesse ponto o usuário já deverá ter recebido e-mail automático para configuração da senha desse usuário.

Informar ao usuário nome do usuário e como ele irá acessar o FI-Admin

Texto padrão utilizado por FIR para informar usuário:

Prezada Nome do solicitante,

Seguem abaixo informações de acesso ao sistema:

• Acesso ao FI-Admin: http://fi-admin.bvsalud.org/
• Usuário: nome.sobrenome
• Senha: configurar acessando o e-mail automático com o assunto: "[BIREME] Crie sua senha para acessar os nossos sistemas" enviado para seu e-mail. Caso não receba a mensagem, por favor avise respondendo a este e-mail que definiremos uma senha.

Diferentemente do sistema antigo, neste os usuários são pessoais. Sempre que necessário, solicite criação ou desativação de usuários para a BIREME ou sua coordenação de rede.

Por favor entre em contato caso tenha algum problema ou sugestão.

Atenciosamente.

FIM