Mudanças entre as edições de "Processo de Avaliação de BVS"

Edição das 13h01min de 26 de março de 2012

Resultados da primeira reunião para reformulação do processo - 22/03/2012

Presentes na reunião: Bárbara, Lilian, Joanita, Juliana e Marjorie.

Antecedentes:

• Necessidade de reformular o processo de avaliação para mante-lo sustentável diante do cenário atual (Grande volume de demanda de avaliações x Equipe reduzida para faze-las).
• Documento de avaliação como está hoje não contempla aspectos fundamentais para avaliação.
• Centralização do processo em MIP torna a avaliação consolidada um documento com visão limitada das diversas dimensões da BVS.

Proposta central

• Alterar o documento de avaliação para que ele contemple avaliações de instâncias em cenários diversos.
• Criar documentos separados para cada parte envolvida no processo de avaliação, para adequar a linguagem e a abordagem da avaliação dependendo de quem será o usuário daquele modelo de documento especificamente.
• Dividir a avaliação da BVS por áreas de apoio, de modo a encaminhar a alguém do setor apenas a parte da avaliação pertinente às atividades específicas daquela área, envolvendo mais setores da BIREME no processo e reafirmando o caráter transversal do modelo da BVS.
• Reavivar o "comitê avaliador", visando a estimular a contribuição por parte de outras áreas e reconhecer os esforços daqueles envolvidos no processo.
• Estimular a auto-avaliação por parte das instâncias.
• Fazer desse processo - atualmente uma demanda interna - mais uma maneira de envolver a rede no nosso trabalho.
• Alterar o fluxo de kick off do processo de avaliação de modo a informar previamente às instâncias que elas serão avaliadas (e assim evitar casos como o da BVS Colômbia Nacional, que estava em processo de atualização ao mesmo tempo que iniciamos a avaliação).

Fluxo de trabalho

• Reestruturação dos documentos: sob minha responsabilidade (Marjorie), e compartilharei os documentos para contribuição por parte de MIP. Começarei a proceder com as alterações propostas assim que o que está proposto nesta wiki for validado.
• Membros do comitê de avaliação: verificar a possibilidade de cada avaliação contar com a participação de uma pessoa de cada área envolvida na estruturação do modelo da BVS, que irá avaliar apenas a parte da BVS relacionada às atividades do setor (ex: alguém de FIR para avaliar apenas o quesito 'Fontes de informação', uma pessoa de SAU para avaliar a formulação e funcionamento das estratégias de busca, uma pessoa de DGI para avaliar o design gráfico e navegabilidade do portal etc). Isso no caso incluiria a "oficialização" da participação da pessoa no comitê, com alguma forma de reconhecimento (incluir nos termos de referência, talvez?).
• Revisão do fluxo de avaliação: a principal alteração se daria na forma com que damos início ao processo de avaliação (sob demanda por parte da instância? Após vencido o prazo de certificação condicional?). Equipe MIP irá repensar com base na experiência que cada uma tem com suas instâncias em como seria a melhor forma de faze-lo, considerando que a maior parte das avaliações são feitas por um esforço da BIREME, e não sob demanda por parte da rede.