LILACS Submission

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Definição

O LILACS Submission é um sistema de apoio à cooperação técnica aos produtos e serviços oferecidos pela BIREME.

Visa:

• Otimizar e assegurar o processo de transferência de dados das diferentes fontes de informação produzidas e publicadas pelos Centros Coordenadores, Centros Cooperantes e a LILACS;
• Monitorar status de processamento de lotes de dados enviados;
• Promover comunicaçao transparente, e;
• Facilitar a gestão da interoperabilidade entre bases institucionais ou locais dos Centros Cooperantes (CC) e a LILACS.

Nesta fase o sistema contempla o envio de arquivos no formato ISO 2709 para inclusão na base de dados LILACS.

Numa segunda fase, visa:

• Otimizar o processo de coleta e transferência de dados das diferentes fontes de informação produzidas e publicadas pelos CCs e a BIREME;
• Prover ferramenta de gestão da contribuição às fontes de informação aos Centros Coordenadores;
• Assegurar integridade na transferência ou coleta de dados.

Acesso via URL: submission.bvsalud.org

Passos para inicio de atividades

Solicitação de usuário do sistema

Para solicitar acesso ao sistema, envie e-mail para com o assunto LILACS Submission - Solicitação de usuário e informe:

• Nome completo do responsável pelos envios a LILACS
• E-mail
• Código de Centro Cooperante na rede BVS

Estima-se, com base no Cronograma de implantação do LILACS Submission, que até o final de 2013, todos os Centros Cooperantes da Rede LILACS adotem o sistema e que o e-mail <envios.lilacs@bireme.org> seja, gradativamente, desativado.

Preparo dos lotes para envio por Tipos de Registros

O preparo dos lotes de registros para envio para LILACS inicia assim que o registro está descrito, indexado, certificado e publicado na base local de sua instituição ou base nacional ou temática.

Cada lote de registros a ser enviado deve ser separado por:

• Journals = Artigos de revistas descritos e indexados de periódicos não participantes do LILACS-Express;

• Monographs, Thesis and Non conventionals = Monografias, teses e documentos não-convencionais descritos e indexados usando o LILDBI-Web;

• Indexed and reviewed records - LILACS Express = Registros indexados e revisados de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor). Esses registros são enviados pelos CCs para substituirem os registros LILACS-Express carregados automaticamente;

• Records as supplied by editor - LILACS-Express - BIREME only = Registros sem indexação e sem revisão que são LILACS-Express (Este tipo a principio será administrado somente pela BIREME e visualizados pelos responsáveis das entradas de dados nos SciELO).

 *Os lotes de registros devem ser salvos e enviados com a extensão .ISO.
*Prefira enviar lotes com um número significativo de registros. Um ou mais fascículos de periódicos completos e vários 
livros, teses e não-convencionais juntos em outro lote. Não enviar arquivos ISO contendo somente um registro.

Envio de registros no sistema LILACS Submission

• Logar no sistema

• No menu Submissões clicar em Nova submissão;

• Preencher os dados de envio:
  • Total de registros: informar a quantidade total de registros existentes no arquivo .ISO enviado;
  • Bibliographic type: selecionar o tipo bibliográfico dos registros que estão sendo enviados (Veja as definições acima);
  • Arquivo iso: carregar o arquivo .ISO a ser enviado para a LILACS;
  • Observation: incluir informação de dados dos registros enviados. Exemplo: Acta Cir. Bras, 10(2)2011; Acta Cir. Bras, 10(3)2011; Acta Cir. Bras, 10(4)2011;
  • Anexo: enviar documentos descritos no .ISO que não estejam disponíveis na internet para serem carregados no repositório LILACS.
  • Submit to External Database?: enviar o lote de registros também para bases temáticas ou nacionais;
  • Clicar em Submeter.

• No menu Submissões, há também a opção Mostrar todas as submissões que exibe todos os envios feitos pelo Centro Cooperante.

Monitorar submissões

Na Página Inicial, é possível visualizar o menu com os links Página inicial, Submissões, Pesquisa, Reports e Português (conforme o idioma em uso). Na tela visualiza-se as Submissões em Aberto e no canto superior direito os Filtros, representado pelo , dividido por Tipo e Etapas

• Em Submissões em Aberto, visualiza-se os seguintes campos:
  • #: Número do Id do registro enviado;
  • Data de submissão: Data em que o registro foi enviado pelo CC;
  • Útima atualização: Data da última atualização pela BIREME;
  • Atualizado por: Nome do responsável pela última atualização;
  • Status: Situação atual do registro;
  • Tipo: Tipo do registro enviado pelo CC;
  • Nome do Arquivo: Nome composto pelo código do Centro Cooperante-Número do Id do registro enviado.ISO. Ao clicar nesse link, é feito o download do arquivo.

• Clicando em Filtros, é possível filtrar os registros por Tipo e Etapa:

• • Por Tipo
    • Tudo: Recupera todos os tipos de registros
    • Revistas: Recupera somente os registros completos descritos e indexados
    • Monografias, Teses e Não Convencionais: Recupera somente os registros com os tipos de Literatura que podem ser descritos na Metodologia LILACS excluindo Revista
    • Registros indexados e revisados – LILACS Express: Recupera somente os registros indexados e revisados pelos CCs de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor)
    • Registros como publicados - LILACS-Express: Recupera somente registros sem indexação e sem revisão que são LILACS-Express
  • Por Etapas (confira as etapas acima)
    • Tudo: Recupera todos os registros em todos os status
    • Nova submissão: Recupera somente os registros novos incluídos
    • Arquivo validado: Recupera somente os registros com esse status
    • Formato verificado: Recupera somente os registros com o formato verificado
    • Conteúdo validado: Recupera somente os registros com o conteúdo validado
    • Aguardando publicação: Recupera somente os registros certificados
    • Pendente retorno CC: Recupera somente os registros pendentes

Status de processamento dos envios

O Fluxo dos "Envios" segue os passos:

Sequencia	Passo	Descrição	Ator
1º	Nova submissão	Incluir o arquivo no sistema	Centro Cooperante
2º	Arquivo validado	Verificar se o arquivo ISO não está danificado	BIREME
3º	Formato verificado	Arquivo verificado	BIREME
4º	Conteúdo validado	Validar o conteúdo seguindo a Metodologia LILACS	BIREME
5º	Aguardando publicação	Certificar no LILDBI-Web da BIREME (interno)	BIREME
6º	Disponível na LILACS	Disponível na LILACS (pública)	BIREME
	Pendente retorno CC	Nos passos 2, 3 e 4 se o arquivo tiver algum problema ele ficará pendente	BIREME e Centro Cooperante
	Submissão rejeitada	Arquivos que não ficarão disponíveis na LILACS (por problemas no arquivo ou teste interno)	BIREME e Centro Cooperante

Pesquisa

Pesquisa pelo número (#) do registro enviado.

Idioma

Altera o idioma do sistema para Português, Espanhol ou Inglês.

Configuração e Saída

Nesta opção (ícone ), é possível visualizar o usuário que está logado e as opções Editar, Trocar Senha e Sair

• Editar: Edição do perfil de usuário
  • Nesta opção, é possível incluir Primeiro Nome e Último Nome, alterar o endereço de e-mail e optar em receber e-mails de alerta sempre que houver alteração de status do registro.

   NÃO é possível alterar o login. 

• Trocar senha: Alteração de senha
  • Informe a senha antiga;
  • Digite a senha nova;
  • Digite a senha novamente;
  • Clique em Alterar minha senha

• Sair: Sair do sistema

Acompanhamento dos envios no BIREME Submission

• Clicando no número (#) correspondente ao envio, aparecerá uma nova tela com as informações sobre o registro enviado.

• • Submissão # (número)
  • Status atual
    • Centro Cooperante: Número do Centro Cooperante
    • Enviado por: Nome do responsável pelo envio
    • Atualizado por: Nome do responsável pela atualização
    • Criado em : Data em que o registro foi enviado
    • Última atualização: Data da última atualização feita
    • Total de registros: Total de registros informado pelo Centro Cooperante
    • Total de registros certificados: Total de registros certificados
  • Últimas ocorrências
    • Data
    • Autor: Nome da pessoa que realizou a alteração
    • Status anterior: Último status antes da atualização
    • Mudar para: Status seguinte
    • Mensagem (): Informações adicionais sobre o registro enviado. Podem ser feitas observações da BIREME para Centros Cooperantes ou dos Centros Cooperantes para a BIREME

• Assim que o registro for enviado, seu Status será: Nova submissão e constará o seguinte aviso em Últimas ocorrências:
  • There's no follow ups to this submission: Este aviso significa que ainda não foram realizadas alterações no status do registro

• Quando o staff LILACS estiver trabalhando com o registro enviado, o Status atual é alterado para Arquivo validado. Pode-se acompanhar o andamento do registro através de Últimas ocorrências, em que serão informados o Status Anterior (no caso, Nova submissão), Mudar para (no caso, Arquivo validado) e mensagem para o Centro Cooperante, se houver.
  • Caso o registro não apresente nenhum problema, ele seguirá o fluxo normal do processo do registro como descrito acima, até chegar em seu Status final: Disponível na LILACS, que é sua publicação na base de dados.

• Se o arquivo tiver algum problema nos passos 2, 3 e 4, ele terá o Status: Pendente retorno CC
• O arquivo adquire o Status: Submissão rejeitada nos seguintes casos:
  • Registros duplicados;
  • Registros com problemas na verificação e validação do formato (não é arquivo em formato .iso, por exemplo)
  • Registros fora dos critérios da Metodologia LILACS

Cronograma de implantação

Atividade	Data
Planejamento do sistema	Agosto de 2012
Desenvolvimento da versão beta	Setembro de 2012
Testes internos	Setembro a novembro de 2012
Apresentação para Centros Coordenadores Nacionais (CCN) e Coordenadores de redes temáticas (acesse a gravação da sessão)	Novembro de 2012
Teste piloto com Centros Cooperantes (CC)	Novembro e dezembro de 2012
Apresentações em português, espanhol e inglês para Rede LILACS	Abril de 2013
Expansão a todos os CC da Rede LILACS	Janeiro a dezembro de 2013
Desativação do e-mail envios.lilacs	Janeiro de 2014

Em caso de dúvidas, sugestões e comentários, entre em contato:

Relatórios

Com o módulo de relatórios é possível a extração de estatísticas por meio de buscas booleanas. Segue abaixo um roteiro de como realizar buscas:

Exemplos

Pesquise um ID específico: Exemplo: 56

id:56

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1

center:BR1.1

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1 com o status: New

center:BR1.1 AND current_status:New

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1 e BR1342.1

center:(BR1342.1 OR BR1.1)

Pesquise todas as submissões do Brazil

center:BR*

Pesquise todas as submissões enviadas entre 01/01/2013 e 01/03/2013

created:[20130101 TO 20130301]

O resultado da pesquisa será apresentado conforme as colunas escolhidas:

Tecnologia utilizada

• Python programming language (http://www.python.org/)
• Framework Bootstrap (http://twitter.github.com/bootstrap/)
• Framework Django (https://www.djangoproject.com/)
• Whoosh: pure-Python full text indexing, search (https://pypi.python.org/pypi/Whoosh/)