Criação de registros novos no FI-Admin

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Registros bibliográficos no FI-Admin

FI-Admin é um sistema para gestão de fontes de informação da BVS. Ele é utilizado para as fontes de informação de recursos de internet (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimídia e registros bibliográficos que adotam Metodologia LILACS.

Este tutorial é destinado aos Centros Cooperantes (CC) que irão criar os registros no FI-Admin.


Acesso ao sistema

Acessar http://fi-admin.bvsalud.org/ e logar no sistema.


Na tela inicial, temos:

  • Menu do sistema com as opções:
    • Registros bibliográficos: módulo onde criamos os registros de documentos não convencionais, teses, artigos da revista e livros.

Home.png

      • Se você coopera com outras fontes de informação, o rótulo será Fontes de Informação e um menu com as opções de fonte abrirá.
    • Idioma selecionado para o sistema (disponível em inglês, português ou espanhol).
    • Nome do usuário e código da instituição na rede BVS.
  • Painel de controle
    • Ações recentes: histórico de modificações realizadas pelo usuário (no primeiro acesso estará vazio)
    • Área de comunicação e avisos à rede

Criação de registros bibliográficos

A primeira ação a realizar é analisar o documento e identificar o tipo de documento/tipo de literatura e verificar se o documento:

  • faz parte de alguma coleção
  • já foi apresentado em algum evento
  • recebeu financiamento por parte de alguma agência de fomento à pesquisa
  • haverá descrição de analíticas (capítulos de livros ou artigos de revistas)

Com isso definido você verá as seguintes opções no sistema:

Tipo-de-literatura.png

Há dois perfis disponíveis para CC:

  • Documentalista: cria e indexa seus próprios registros bibliográficos
  • Editor: cria, edita e indexa qualquer registro bibliográfico criado no FI-Admin

A política para criação de usuários é que cada centro tenha um editor e vários documentalistas. Se este é seu primeiro contato com o FI-Admin, então seu perfil é de Documentalista.

Como documentalista sugerimos gravar seu registro como rascunho, assim, poderá corrigir e alterar qualquer informação. Se você publicar seu registro, não poderá mais fazer edições nele.

Outra informação importante é que todo campo tem um texto de ajuda com descrição, definição, notas e exemplos para preenchimento. Para acessá-los basta clicar com o lado esquerdo do mouse no campo desejado.

No menu, clicar em "Registros bibliográficos" para iniciar o trabalho.


O FI-Admin, assim como o LILDBI-Web, adota as terminologias:

  • Fonte para identificar o documento no todo ou o fascículo.
  • Analíticas para identificar os capítulos ou artigos do fascículo.

Então, antes de iniciar um novo registro, já decida se fará a descrição do documento no todo (somente o fonte) ou se também fará descrição de capítulos ou artigos (analíticas)

Se você vai criar registros de artigos de periódico, prossiga aqui, senão, clique no link para descrição de Monográfico, Teses e Dissertações ou Documentos não-convencionais

Criação do registro fonte para revistas (serie periódica)

Antes de criar uma nova fonte, pesquise se ela já existe no sistema. Para isso, clique na aba Todos registros e digite o título abreviado incluindo o fascículo que quer descrever, exemplo: Rev. bras. med. fam. comunidade; 10 (35), 2015.


Pesquisaporfonte.png

Nesse caso do exemplo já havia uma analítica descrita. Caso também tenha, pule para a sessão Criação_de_registros_novos_no_FI-Admin#Criação_da_analítica

Caso sua fonte não exista, clique no botão Novo registro bibliográfico para criar um novo registro Fonte.


Fig 2 fonte.png


Na tela Novo Registro e onde se lê Selecione tipo de documento você verá que automaticamente esta selecionado Revistas (Série Periódica) clique em Selecione.


Fonte fi-Admin.png


Em Selecione ou crie uma nova fonte, clique em Nova Fonte


Fig nova fonte fi-Admin.PNG


Na imagem abaixo se vê a aba Metadados e a área de Informações Gerais, que vem preenchidos automaticamente. Na área Nível Série selecione o título de revista de responsabilidade do seu CC. Ao clicar no título da revista, o campo ISSN será preenchido automaticamente. Confirme o número correto do ISSN e complete com volume e número do fascículo.


Exemplo:

Nova fonte fi-admin 6.PNG

Caso o título não esteja presente na lista, pesquise o título abreviado correto no Portal de Periódicos Científicos em Ciências da Saúde e copie e cole-o no campo Outro título de revista (não indexada na Biblioteca Virtual em Saúde).

Nesses casos, também é necessário retirar a seleção do item Validar usando metodologia LILACS.

Atualmente revistas indexadas na BBO e BDENF já aparecem no campo Título da série e os títulos da IndexPsi estão em processo de registro.


Na área de Imprenta, no campo Data de publicação, clique no campo para obter ajuda e consultar a tabela de abreviaturas que se encontram no ANEXO III.

O conteúdo do campo Data de publicação normalizada deverá estar de acordo com a data de publicação. Após preenchimento dos campos, orientamos revisar.


Novafonte1 fi-admin 6.PNG


Criação da analítica

Agora que você já criou o registro fonte, criar as analíticas clicando no botão + Criar Analítica

Criaranalitica.png

Na aba Metadados, área de Nível Série, conferir título do periódico, volume, fascículo e ano.

Na área de Bases de dados no campo Indexado em selecionar LILACS e outras bases em que a revista está indexada.

Se a revista não for indexada em LILACS e você tiver selecionado essa base, você receberá uma mensagem de erro e deverá manter somente o nome da base onde essa revista é indexada.


Analitica1 fi-admin.PNG


Na área de Informações Gerais no campo Forma de item selecionar "eletrônico"


Analitica2 fi-admin.PNG


Na área de Nível Analítico no campo Autor pessoal clique na caixa para abrir a tela de preenchimento.

No campo Autor Pessoal o preenchimento da afiliação é obrigatório somente para analíticas de série periódica, mas se for preenchido para outros tipos de documentos as mesmas regras devem ser seguidas:

a) Adotar para o autor a instituição à qual pertence e não a instituição onde o trabalho foi realizado, no caso de serem citadas as duas;

b) Registra-se a instituição e seus níveis hierárquicos nos níveis 1, 2 e 3. Do terceiro nível hierárquico em diante, separá-los com um ponto e espaço.

Obs: Sempre seguir o que está no documento se o nome da instituição estiver apenas com a sigla deverá ser preenchido com a sigla se o documento apresenta a sigla e o nome por extenso a preferência será para o preenchimento por extenso. Para incluir os demais autores descritos no documento clique em "Add Autor pessoal". Após preencher todos os dados com todos os autores descritos no documento, clique em Gravar

Aut pe1 Fi-Admin.PNG

Exemplo:

Aut Pe Fi-Admin.png


Título deverá ser preenchido em todos os idiomas presentes no documento.

Titulo2 fi-admin.PNG

Registra-se o título conforme as regras ortográficas do idioma correspondente. Na maioria dos casos usar letras maiúsculas somente para inicio de frase, siglas e nomes de próprios e todo o resto em letras minúsculas.


Titulo Fi-Admin.PNG


O campo Título traduzido para o inglês só será preenchido se a tradução não constar no documento.

O campo Páginas não é de preenchimento obrigatório se o campo "Texto completo" estiver preenchido.

Em caso de preenchimento desse dado, incluir nos subcampos "Número inicial" e "Número final", ou, se for o documento possuir e-location, incluir no subcampo "Identificador de localização eletrônica".

Titulo tra fi-admin.PNG


Na área de Informações Complementares no campo Informação descritiva, informar no subcampo "Outros detalhes físicos" se o documento possui detalhes como gráficos (graf), mapas (mapas), tabelas (tab) e ilustrações (ilus).

Inf.desc fi admin.PNG


Caso o documento tenha mais de uma das opções, clicar em "Add Informação descritiva" , os demais campos não são campos obrigatórios.

clique em gravar

Detalhes fi fi-admin.PNG

Idioma do texto selecionar o idioma correspondente ao texto.

Idioma.PNG

Numero DOI

O numero DOI serve para facilitar a busca dos conteúdos disponibilizados na forma online.

Doi fi-admin.PNG


Em Outras notas os campos, ( nota geral, nota formatada de conteúdo, nota de disponibilidade de forma física adicional, nota de reprodução, nota de versão original), são informações que complementam o documento clique em cada campo para obter ajuda.

Obs:não são campos obrigatórios, para preenchimento de artigos científicos preencher os campos de “Notas” somente se necessário.


Outras notas fi-admin.PNG

Em dados do conteúdo subcampo nome do registro ensaios clínicos, trata-se da obtenção de evidências para o cuidado à saúde portanto um campo de suma importância para pesquisa.

Ensaio clinico fi-admin.PNG

Em palavras-chave, devem-se registrar todas as palavras-chave, mesmo que elas existam no DeCS.

clique em "Add Palavras-chave do autor" para adicionar mais termos.

Pala chave fi-admin.PNG

No campo resumo, existindo mais de um resumo, registram-se todos, na sequência dada no documento clicando em "Add resumo" após incluir todos os resumos clique em gravar rascunho.

Resumo fi-admin.PNG

Indexação

O preenchimento dos campos segue o mesmo exemplo dos anteriores

Manual de indexação metodologia LILACS: http://metodologia.lilacs.bvsalud.org/download/P/LILACS-4-ManualIndexacao-pt.pdf

Os descritores Primários: São termos extraídos do DeCS para representar o conteúdo temático do documento. Consideram-se como descritores primários aqueles escolhidos como mais significativos para a representação do conteúdo temático principal de um documento, o foco do estudo.

Para aprimorar leitura técnica ler as seguintes áreas: título e objetivo do estudo (parágrafo antes de material e métodos). Confirmar descritores primários nas áreas de discussão e resultados do estudo. Registram-se os qualificadores em continuação ao descritor. Para o registro dos qualificadores devem-se considerar as abreviaturas discriminadas no DeCS. 

Indexação1 fi-admin.PNG


Os descritores secundários: São termos pertinentes, porém menos significativos para a representação do conteúdo temático de um documento. São descritores usados para indexar assuntos que complementam ou apoiam a compreensão do tema principal.

Para aprimorar leitura técnica ler as seguintes áreas: material de métodos (técnicas e equipamentos utilizados) e áreas de discussão e resultados para verificar se há outras doenças, medicamentos, etc. que foram discutidos e que influenciaram o assunto principal. Termos como “biopsia”, “prevalência”, “doença aguda”, “doença crônica”, devem ser indexados sempre que presentes no documento. 

Indexação2 fi-admin.PNG


O Tipo de publicação: somente se o formato do artigo requerer sua aplicação. Para tanto, consultar o descritor DeCS apropriado e ler “Definição” do descritor.

Tipo de public fi-admin.PNG

Segue algumas observações para o CC.

As vezes o “tipo de publicação” não esta muito evidente neste caso e necessário uma leitura mais aprofundada e para tal sugerimos ler as seguintes áreas: material e métodos e área de classificação dos artigos (muitas vezes em áreas ao redor do título: canto superior direito). Se ainda assim houver duvidas sobre o tipo de publicação a orientação e para que deixe em branco.

Artigo clássico:- é um artigo republicado, que marca uma mudança científica importante, portanto muito raro ser selecionado. (documentalistas tem, erroneamente, atribuído esse tipo de publicação, confundindo-o com um artigo científico comum)

Ensaio clínico: é um artigo original no qual se divulga a avaliação de uma droga ou uma técnica. É um estudo prospectivo que geralmente estará descrito em material ou método.

Relato de caso e um tipo de publicação bastante usado e estará escrito no documento Exemplo: Paciente do sexo feminino, com 76 anos de idade, portadora de síndrome do QT longo congênito diagnosticada em 1996, quando foi instituído tratamento com betabloqueador Etc....


Os descritores Pré-codificado são termos que definem conceitos pré-determinados pelo sistema de indexação e que se encontram em quase todos os documentos. Indexar os descritores pré-codificados sempre que presente no documento para garantir caracterização dos sujeitos da pesquisa e proporcionar pesquisa por esses limites/filtros.

Para melhorar a leitura técnica ler as seguintes áreas: material e métodos, tabelas e gráficos. Rastrear documento (Control+ F ou Control + L) por “anos”, “feminino”, “masculino”, “idade”, “sexo” e suas variantes em outros idiomas.

Precod fi-admin.PNG

Precod2 fi-admin.PNG


Os campos abaixo geralmente ficam em branco, não são de preenchimento obrigatório na duvida sempre seguir o procedimento já mencionado, clique no campo desejado para obter ajuda. Após preencher todos os campos "clique em" gravar rascunho.

Precod3 fi-admin.PNG

Texto completo

Incluir o link para acesso ao texto completo no campo eletrônico marcar texto completo e escolher idioma conforme o documento. Para o subcampo tipo de arquivo usamos apenas duas extensão PDF ou HTML. Para o subcampo tipo de arquivo "PDF" a extensão de arquivo será "PDF" Para o subcampo tipo de arquivo "HTML ESTÁTICO" a extensão de arquivo será "HTML" os demais campos ficam em branco. Sempre abrir o endereço eletrônico para confirmar se esta funcionando e conferir os dados descritos de acordo com o documento original.

Clique em gravar

End elet fi-admin.PNG


A aba biblioteca os campos são preenchidos com informações para uso interno da instituição. por exemplo:- localização física do documento (número de chamada) em seu acervo, base de dados, tombo e descritores locais.


Biblioteca fi-admin.PNG

Na aba eventos/projetos Orienta-se a clicar nos campos de ajuda e preencher com as informações conforme documento quando se tratar de um evento ou projeto.

Evento fi-admin.PNG

Após finalizar estes registro, conferir os dados e gravar como rascunho ou publicar.

Para criar nova analítica clique no registro fonte e clique no + criar analitica e siga o mesmo procedimento para criação de analítica.


- Manuais da Metodologia LILACS http://metodologia.lilacs.bvsalud.org/php/level.php?lang=pt&component=74&item=1

- Rede BVS no Google Groups https://groups.google.com/forum/?hl=es#!forum/red-bvs

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Criação de registros de documentos não convencionais, teses e dissertações e monográficos

Veja também


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