Criação de registros novos no FI-Admin

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Registros bibliográficos no FI-Admin

FI-Admin é um sistema para gestão de fontes de informação da BVS. Ele é utilizado para as fontes de informação de recursos de internet (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimídia e registros bibliográficos que adotam Metodologia LILACS.

Este tutorial é destinado aos Centros Cooperantes (CC) que irão criar os registros no FI-Admin. Se você for um CC que tem revistas que fazem parte da iniciativa LILACS-Express, por favor siga Procedimento de revisão de descrição e indexação de revistas LILACS-Express no FI-Admin

Criação de registros bibliográficos

A primeira ação a realizar é analisar o documento e identificar o tipo de documento/tipo de literatura e verificar se o documento:

  • faz parte de alguma coleção
  • já foi apresentado em algum evento
  • recebeu financiamento por parte de alguma agência de fomento à pesquisa
  • haverá descrição de analíticas (capítulos de livros ou artigos de revistas)

Com isso definido você verá as seguintes opções no sistema:

Tipo-de-literatura.png

Há dois perfis disponíveis para CC:

  • Documentalista: cria e indexa seus próprios registros bibliográficos
  • Editor: cria, edita e indexa qualquer registro bibliográfico criado no FI-Admin

A política para criação de usuários é que cada centro tenha um editor e vários documentalistas.

Acesso ao sistema

Acessar http://fi-admin.bvsalud.org/ e logar no sistema.


Na tela inicial, temos:

  • Menu do sistema com as opções:
    • Registros bibliográficos: módulo onde criamos os registros de documentos não convencionais, teses, artigos da revista e livros.
      • Se você coopera com outras fontes de informação, o rótulo será Fontes de Informação e um menu com as opções de fonte abrirá.
    • Idioma selecionado para o sistema (disponível em inglês, português ou espanhol).
    • Nome do usuário e código da instituição na rede BVS.
  • Painel de controle
    • Ações recentes: histórico de modificações realizadas pelo usuário (no primeiro acesso estará vazio)
    • Área de comunicação e avisos à rede


No menu, clicar em "Registros bibliográficos" para iniciar o trabalho.

Home.png

Criação de registros bibliográficos

A primeira ação a realizar é analisar o documento e identificar o tipo de documento/tipo de literatura e verificar se o documento já foi apresentado em algum evento e se recebeu financiamento por parte de alguma agência de fomento à pesquisa.

Com isso definido você verá as seguintes opções no sistema: Tipo-de-literatura.png

  • Monográfico, Teses e Dissertações ou Documentos não-convencionais
  • Artigos de periódico

O FI-Admin, assim como o LILDBI-Web, adota as terminologias:

  • Fonte para identificar os fascículos.
  • Analíticas para identificar os artigos do fascículo.


Criação de registros de documentos não convencionais, teses e dissertações e monográficos

 é utilizado para a iniciativa LILACS-Express e substituiu o antigo sistema utilizado pelos editores para envio dos artigos para LILACS e também o LILDBI-Web, utilizado pelos Centros Cooperantes para revisão e complementação dos registros enviados pelos editores.

Ele possibilita a descrição e indexação de documentos de acordo com a Metodologia LILACS, além da carga dos textos completos em formato PDF em servidor da BIREME/OPAS/OMS.

É importante lembrar que apesar da mudança tecnológica do LILDBI-Web para FI-Admin, continuamos a adotar a Metodologia LILACS para descrição e indexação. Assim, a navegação e visualização de dados estão diferentes, mas a forma de preencher os campos continua igual.

Criação do registro fonte para revistas (serie periódica)

Dependendo para que base o CC coopera, terá que clicar em fontes de informação e selecionar registros bibliográficos, ao lado direito da tela do seu computador, clique em novo registro bibliográfico para criar um novo registro Fonte.


Fig 2 fonte.png


Em novo registro em selecione tipo de documento automaticamente esta selecionado revista (serie periódica) clique em selecione.


Fonte fi-Admin.png


Em selecione ou crie uma nova fonte, clique em nova fonte


Fig nova fonte fi-Admin.PNG


Na aba metadados o campo informações gerais está preenchido automaticamente.

Em nível serie selecione o título de revista de responsabilidade do seu CC. Ao clicar no titulo da revista o campo ISSN será

preenchido automaticamente, confirme o numero correto do ISSN e complete com volume e número do fascículo.


Exemplo:

Nova fonte fi-admin 6.PNG


No subcampo data de publicação, clique no campo para obter ajuda e consultar a tabela de abreviaturas que se encontram no ANEXO III.

A data de publicação normalizada deverá estar de acordo com data de publicação. Após preenchimento dos campos, orientamos revisar e conferir.

Obs: Sugerimos gravar como rascunho, assim, poderá corrigir e alterar qualquer informação.

Novafonte1 fi-admin 6.PNG

Para todos os campos existe uma janela de ajuda com descrição, definição, notas e exemplos para preenchimento e só clicar com o lado esquerdo do mouse no campo desejado.

Criação da analítica

Na "aba" metadados no subcampo nível serie conferir título do periódico, volume, fascículo e ano.

No campo bases de dados subcampo indexado em selecionar LILACS e outras bases em que a revista está indexada.


Analitica1 fi-admin.PNG


Em informações gerais no subcampo forma de item selecionar "eletrônico"


Analitica2 fi-admin.PNG


O campo nível analítico no subcampo autor pessoal clique na caixa para abrir a tela de preenchimento.

No subcampo autor pessoal o preenchimento da afiliação é obrigatório somente para analíticas de série periódica, mas se for preenchido para outros tipos de documentos as mesmas regras devem ser seguidas:

a) Adotar para o autor a instituição à qual pertence e não a instituição onde o trabalho foi realizado, no caso de serem citadas as duas;

b) Registra-se a Instituição e seus níveis hierárquicos nos níveis 1, 2 e 3. Do terceiro nível hierárquico em diante, separá-los com um ponto e espaço.

Obs: Sempre seguir o que está no documento se o nome da instituição estiver apenas com a sigla deverá ser preenchido com a sigla se o documento apresenta a sigla e o nome por extenso a preferência será para o preenchimento por extenso. Para incluir os demais autores descritos no documento clique em "add autor pessoal". Após preencher todos os dados com todos os autores descritos no documento, clique em gravar


Aut pe1 Fi-Admin.PNG

Exemplo:

Aut Pe Fi-Admin.png


Título deverá ser preenchido em todos os idiomas presente no documento.

Titulo2 fi-admin.PNG

Registra-se o título em letras minúsculas, seguindo as regras ortográficas do idioma correspondente letras maiúsculas apenas para inicio de frase.


Titulo Fi-Admin.PNG


Título traduzido para o inglês só será preenchido se a tradução não constar no documento.

o subcampo páginas não se trata de campo obrigatório, se optar por preencher, preencher de acordo com o documento com pagina inicial e final.

Titulo tra fi-admin.PNG


Informações complementares no campo informações descritivas informar os detalhes físicos do documento em si, material ilustrativo que

acompanha o documento (gráficos, mapas, tabelas e ilustrações) e demais informações descritivas.

Inf.desc fi admin.PNG


Caso o documento tenha mais de uma das opções, clicar em "Add Informação descritiva" , os demais campos não são campos obrigatórios.

clique em gravar

Detalhes fi fi-admin.PNG

Idioma do texto selecionar o idioma correspondente ao texto.

Idioma.PNG

Numero DOI

O numero DOI serve para facilitar a busca dos conteúdos disponibilizados na forma online.

Doi fi-admin.PNG


Em Outras notas os campos, ( nota geral, nota formatada de conteúdo, nota de disponibilidade de forma física adicional, nota de reprodução, nota de versão original), são informações que complementam o documento clique em cada campo para obter ajuda.

Obs:não são campos obrigatórios, para preenchimento de artigos científicos preencher os campos de “Notas” somente se necessário.


Outras notas fi-admin.PNG

Em dados do conteúdo subcampo nome do registro ensaios clínicos, trata-se da obtenção de evidências para o cuidado à saúde portanto um campo de suma importância para pesquisa.

Ensaio clinico fi-admin.PNG

Em palavras-chave, devem-se registrar todas as palavras-chave, mesmo que elas existam no DeCS.

clique em "Add Palavras-chave do autor" para adicionar mais termos.

Pala chave fi-admin.PNG

No campo resumo, existindo mais de um resumo, registram-se todos, na sequência dada no documento clicando em "Add resumo" após incluir todos os resumos clique em gravar rascunho.

Resumo fi-admin.PNG

Indexação

O preenchimento dos campos segue o mesmo exemplo dos anteriores

Manual de indexação metodologia LILACS: http://metodologia.lilacs.bvsalud.org/download/P/LILACS-4-ManualIndexacao-pt.pdf

Os descritores Primários: São termos extraídos do DeCS para representar o conteúdo temático do documento. Consideram-se como descritores primários aqueles escolhidos como mais significativos para a representação do conteúdo temático principal de um documento, o foco do estudo.

Para aprimorar leitura técnica ler as seguintes áreas: título e objetivo do estudo (parágrafo antes de material e métodos). Confirmar descritores primários nas áreas de discussão e resultados do estudo. Registram-se os qualificadores em continuação ao descritor. Para o registro dos qualificadores devem-se considerar as abreviaturas discriminadas no DeCS. 

Indexação1 fi-admin.PNG


Os descritores secundários: São termos pertinentes, porém menos significativos para a representação do conteúdo temático de um documento. São descritores usados para indexar assuntos que complementam ou apoiam a compreensão do tema principal.

Para aprimorar leitura técnica ler as seguintes áreas: material de métodos (técnicas e equipamentos utilizados) e áreas de discussão e resultados para verificar se há outras doenças, medicamentos, etc. que foram discutidos e que influenciaram o assunto principal. Termos como “biopsia”, “prevalência”, “doença aguda”, “doença crônica”, devem ser indexados sempre que presentes no documento. 

Indexação2 fi-admin.PNG

O Tipo de publicação:, somente se o formato do artigo requerer sua aplicação. Para tanto, consultar o descritor DeCS apropriado e ler “Definição” do descritor. Obs: Se houver duvida em relação ao tipo de publicação a sugestão e que deixe em branco por diversas vezes o autor do documento identifica como artigo original neste caso não seleciona nada o próprio sistema marca como artigo de revista.

As vezes o “tipo de publicação” não esta muito evidente neste caso e necessário  uma leitura mais aprofundada e para aprimorar leitura técnica sugerimos ler as seguintes áreas: material e métodos e área de classificação dos artigos (muitas vezes em áreas ao redor do título: canto superior   direito). 


Tipo de public fi-admin.PNG


Os descritores Pré-codificado são termos que definem conceitos pré-determinados pelo sistema de indexação e que se encontram em quase todos os documentos. Indexar os descritores pré-codificados sempre que presente no documento para garantir caracterização dos sujeitos da pesquisa e proporcionar pesquisa por esses limites/filtros.

Para melhorar a leitura técnica ler as seguintes áreas: material e métodos, tabelas e gráficos. Rastrear documento (Control+ F ou Control + L) por “anos”, “feminino”, “masculino”, “idade”, “sexo” e suas variantes em outros idiomas.

Precod fi-admin.PNG

Precod2 fi-admin.PNG


Os campos abaixo geralmente ficam em branco, não são de preenchimento obrigatório na duvida sempre seguir o procedimento já mencionado, clique no campo desejado para obter ajuda. Após preencher todos os campos "clique em" gravar rascunho.

Precod3 fi-admin.PNG

Texto completo

Incluir o link para acesso ao texto completo no campo eletrônico marcar texto completo e escolher idioma conforme o documento. Para o subcampo tipo de arquivo usamos apenas duas extensão PDF ou HTML. Para o subcampo tipo de arquivo "PDF" a extensão de arquivo será "PDF" Para o subcampo tipo de arquivo "HTML ESTÁTICO" a extensão de arquivo será "HTML" os demais campos ficam em branco. Sempre abrir o endereço eletrônico para confirmar se esta funcionando e conferir os dados descritos de acordo com o documento original.

Clique em gravar

End elet fi-admin.PNG


A aba biblioteca os campos são preenchidos com informações para uso interno da instituição. por exemplo:- localização física do documento (número de chamada) em seu acervo, base de dados, tombo e descritores locais.


Biblioteca fi-admin.PNG

Na aba eventos/projetos Orienta-se a clicar nos campos de ajuda e preencher com as informações conforme documento quando se tratar de um evento ou projeto.

Evento fi-admin.PNG

Texto completo

Veja também


Arquivo:Exemplo.jpg