Cadastramento de fascículos na SeCS

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Revisão de 11h18min de 5 de abril de 2012 por Renata.menezes (Discussão | contribs) (Quarta epata: Atualizando o Portal de Revistas)

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Cadastrando fascículos na base SeCS BIREME

Com o sistema SeCS podemos administrar a coleção dos títulos, através das bases FACIC – contém a descrição de cada um dos fascículos das publicações periódicas e da base MASK – contém a descrição das máscaras que indicam a numeração e periodicidade dos fascículos. O sistema possui algumas máscaras previamente cadastradas que atende a maiorias das periodicidades.

Primeira etapa: Recebimentos dos fascículos

  • As revistas enviadas por correio à BIREME, são recebidas e guardadas no SCANINHO SeCS localizado no terreo , retirar os fascículos e trazer para o departamento.
  • Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
  • Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

Secs.gif

  • Abrirá a BASE SECS
  • Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

Secs1.gif

  • Verificar se é um título indexada na base LILACS.
  • Para saber se a revista é indexada na base LILACS consultar o título no [Portal de Revistas]e ver a abragência de indexação, ou através da base SECS, no modulo Recuperação opção PESQUISA, digitar o comando cci=p and p=br e clicar ENTER.

Secs88.jpg

  • Abrirá todos os títulos de abrangência LILACS

Secs889.jpg


Sendo um título LILACS, deverá ser verificado na N-MAIL (senha restrita ao setor FIR e SAU) os dados cadastrais e se necessários atualizar Ex. endereço, responsável, email, telefone etc. Não sendo um titulo LILACS cadastrar diretamente na base SeCS.

Segunda etapa: Cadastramento de fascículos

O sistema SeCS contém registrado varias máscaras, onde atendem a maioria das periodicidades dos periódicos. Entretanto, pode ser necessária a criação de uma nova máscara, para maiores informações consultar o manual SeCS


Utilizando as setas vá no módulo “Recuperação” tecle enter, opção pesquisa, recupere o título da revista correspondente à coleção que será registrada.

  • Veja um exemplo, recuperando o título "revista brasileira de psiquiatria":

Pesq..gif

  • Dica para mais opções de pesquisa, pode-se pesquisar por issn ex. 1516-4446, tombo ex. 10192, titulo abreviado ex. Revis$ and Bras$ and cardiol$.
  • Uma vez recuperada o título da revista, a opção para a entrada de coleção é <Enter> “Editar Fascículos”.

Fascic1.gif

  • Se o fascículo recebido estiver em sequencia, basta apenas apertar a tecla enter, o sistema gera automaticamente o próximo fascículo corrente.
  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

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  • Caso o fascículo recebido não for correspondente a sequência numerada, aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial então digite a tecla A (Ausente) e tecle enter novamente até chegar o número do fascículo recebido e digite a tecla P (Presente).
  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

Fascic3.gif

  • Caso o fascículo recebido seja uma edição com numeração diferente da máscara cadastrada ex.:SUPLEMENTO, EDIÇÃO ESPECIAL.

Aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial e tecle espaço para edita-lo, no campo Fascículo discriminar o tipo do exemplar ex.Supl.1,e no campo Tipo ex. S,após as alterações dar enter até sair desta janela de edição.

Fascic4.gif

  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8
  • Para fascículos recebidos em duplicidade cadastrar no campo quantidade o número de exemplares recebidos.

Fasc6.gif

  • Arquivar os exemplares duplicados no 3 andar.

Após o cadastramento de todos os fascículos rodar a atualização do sistema, onde alimentará a Base Catal, que diariamente a equipe do Scad e acervo a consultam. No sistema Secs no modulo recuperação selecionar a opção MFN e clique Enter.

Fasc7.gif

  • Abrirá uma janela com a opção MFN INICIAL e MFN FINAL, clicar 3 vezes Enter

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  • Será recuperado todos os titulos existentes na Base SeCS.

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  • Clicar na tecla F5 opção (Imprime e Grava)o sistema mostra a tela com o último parâmetro definido.

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  • Clique ENTER.

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  • O programa irá processar as atualizações dentro de alguns minutos (obs.aparecerá a informação Imprimindo mas ele estará apenas processando as atualizações)e no final do processo clicar "Esc" para voltar na tela inicial.
  • Em seguida acessar "Meu Computador" clicar 2 vezes no diretorio D

Dird.gif

  • Selecionar pasta SECS com 2 cliques.

Psecs.gif

  • Clicar 1 vez em cima do ícone Catal,ir em editar e copiar.

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  • Depois ir no diretorio Z e selecionar pasta BASES

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  • Pasta SECS

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  • Pasta TITLE

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  • Pasta CATAL

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  • Pasta ISOS

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  • Aparecerá na tela a Pasta CATAL, selecione Editar e opção colar

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  • Clique na opção SIM e retorne na página anterior (Back)

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  • Clique na opção ftp2int "Arquivos em lotes do MS-DOS".

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  • O programa vai iniciar as atualizações,aguarde por alguns minutos e o programa finalizará automaticamente .

Terceira etapa: Preparando fascículo para o acervo

  • Após o cadastramento do fascículo na Base

Carimbar o fascículo com Timbre da BIREME e a data do dia na capa e na primeira página, e em umas 2 paginas aleatórias dentro da revista,observando sempre para não carimbar em cima do texto do artigo.

  • Fixar o selo antifurto magnético.
  • Disponibilizar os novos fascículos para a equipe do acervo.
  • Exemplares duplicados NÃO são carimbados e nem levam selo antifurto só são arquivados no 3º andar.
  • Solicitar os selos magnéticos para o Mario antes que acabem totalmente.

Quarta epata: Atualizando o Portal de Revistas

Uma vez por semana gerar arquivo com as atualizações e enviar para a Renata atualizar o Portal.


  • Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
  • Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

Secs.gif

  • Abrirá a base SECS
  • Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

Secs1.gif

  • Selecionar Base de Dados, tecle Enter,

Secsatual.gif

  • Selecione envio para Secs

Secsatual1.gif

  • Colocar nome no arquivo "Envio"

Secsatual2.gif

  • O programa vai gerar 2 arquivos, este processo demora alguns minutos.

Envio.gif

  • No termino da operação fazer o envio para a rede Z:\\alpha1\spd pelo DOS:

Envio2.gif

  • D:\SECS>copy envio*.* Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012\mês atual,tecle enter e abaixo vai aparecer os 2 arquivos que foram enviados.

Anotar na planilha excell Arquivo SeCS Controle Mensal os envios recebidos em Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012. Os dados da planilha serve para controle da Rede e infomação para O Comitê Assessor Nacional (CAN) no final do ano.

Planilha.jpg

  • Na planilha preencher os seguintes dados:
  • O dia do recebimento do arquivo,
  • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do último envio do centro coopererante (ver no portal de revistas em pesquisa avançada, na opção VER SOMENTE *A(S) COLEÇÃO (ÕES) DA(S) SEGUINTE(S) BIBLIOTECA(S) SELECIONAR O CÓDIGO DA BIBLIOTECA (ex selecionar a biblioteca código BR66.1 e clicar em pesquisar)

Rede18.gif

  • O número total de registro deste centro cooperante aparece na linha MOSTRANDO 1 A 50 (TOTAL DE 1431). Este foi o total de registro do envio.

Rede19.gif

  • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do novo arquivo (que salvamos na rede, clicar no arquivo de extensão 00.1 e abrir o arquivo com o programa TextPad e ver o número de linhas)

Abrir.jpg

  • Ver a última linha do arquivo TextPad, mostar o total de registro neste novo envio.

ABRIR3.JPG

Atenção: o novo envio não poderá ter grande diferença para menos.(caso houver essa diferência entrar em contato com o centro cooperante para a verificação.