Edição das 11h18min de 5 de abril de 2012

Cadastrando fascículos na base SeCS BIREME

Com o sistema SeCS podemos administrar a coleção dos títulos, através das bases FACIC – contém a descrição de cada um dos fascículos das publicações periódicas e da base MASK – contém a descrição das máscaras que indicam a numeração e periodicidade dos fascículos. O sistema possui algumas máscaras previamente cadastradas que atende a maiorias das periodicidades.

Primeira etapa: Recebimentos dos fascículos

• As revistas enviadas por correio à BIREME, são recebidas e guardadas no SCANINHO SeCS localizado no terreo , retirar os fascículos e trazer para o departamento.
• Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
• Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

• Abrirá a BASE SECS
• Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

• Verificar se é um título indexada na base LILACS.
• Para saber se a revista é indexada na base LILACS consultar o título no [Portal de Revistas]e ver a abragência de indexação, ou através da base SECS, no modulo Recuperação opção PESQUISA, digitar o comando cci=p and p=br e clicar ENTER.

• Abrirá todos os títulos de abrangência LILACS

Sendo um título LILACS, deverá ser verificado na N-MAIL (senha restrita ao setor FIR e SAU) os dados cadastrais e se necessários atualizar Ex. endereço, responsável, email, telefone etc. Não sendo um titulo LILACS cadastrar diretamente na base SeCS.

Segunda etapa: Cadastramento de fascículos

O sistema SeCS contém registrado varias máscaras, onde atendem a maioria das periodicidades dos periódicos. Entretanto, pode ser necessária a criação de uma nova máscara, para maiores informações consultar o manual SeCS

Utilizando as setas vá no módulo “Recuperação” tecle enter, opção pesquisa, recupere o título da revista correspondente à coleção que será registrada.

• Veja um exemplo, recuperando o título "revista brasileira de psiquiatria":

• Dica para mais opções de pesquisa, pode-se pesquisar por issn ex. 1516-4446, tombo ex. 10192, titulo abreviado ex. Revis$ and Bras$ and cardiol$.
• Uma vez recuperada o título da revista, a opção para a entrada de coleção é <Enter> “Editar Fascículos”.

• Se o fascículo recebido estiver em sequencia, basta apenas apertar a tecla enter, o sistema gera automaticamente o próximo fascículo corrente.
• Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

• Caso o fascículo recebido não for correspondente a sequência numerada, aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial então digite a tecla A (Ausente) e tecle enter novamente até chegar o número do fascículo recebido e digite a tecla P (Presente).
• Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

• Caso o fascículo recebido seja uma edição com numeração diferente da máscara cadastrada ex.:SUPLEMENTO, EDIÇÃO ESPECIAL.

Aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial e tecle espaço para edita-lo, no campo Fascículo discriminar o tipo do exemplar ex.Supl.1,e no campo Tipo ex. S,após as alterações dar enter até sair desta janela de edição.

• Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

• Para fascículos recebidos em duplicidade cadastrar no campo quantidade o número de exemplares recebidos.

• Arquivar os exemplares duplicados no 3 andar.

Após o cadastramento de todos os fascículos rodar a atualização do sistema, onde alimentará a Base Catal, que diariamente a equipe do Scad e acervo a consultam. No sistema Secs no modulo recuperação selecionar a opção MFN e clique Enter.

• Abrirá uma janela com a opção MFN INICIAL e MFN FINAL, clicar 3 vezes Enter

• Será recuperado todos os titulos existentes na Base SeCS.

• Clicar na tecla F5 opção (Imprime e Grava)o sistema mostra a tela com o último parâmetro definido.

• Clique ENTER.

• O programa irá processar as atualizações dentro de alguns minutos (obs.aparecerá a informação Imprimindo mas ele estará apenas processando as atualizações)e no final do processo clicar "Esc" para voltar na tela inicial.
• Em seguida acessar "Meu Computador" clicar 2 vezes no diretorio D

• Selecionar pasta SECS com 2 cliques.

• Clicar 1 vez em cima do ícone Catal,ir em editar e copiar.

• Depois ir no diretorio Z e selecionar pasta BASES

• Pasta SECS

• Pasta TITLE

• Pasta CATAL

• Pasta ISOS

• Aparecerá na tela a Pasta CATAL, selecione Editar e opção colar

• Clique na opção SIM e retorne na página anterior (Back)

• Clique na opção ftp2int "Arquivos em lotes do MS-DOS".

• O programa vai iniciar as atualizações,aguarde por alguns minutos e o programa finalizará automaticamente .

Terceira etapa: Preparando fascículo para o acervo

• Após o cadastramento do fascículo na Base

Carimbar o fascículo com Timbre da BIREME e a data do dia na capa e na primeira página, e em umas 2 paginas aleatórias dentro da revista,observando sempre para não carimbar em cima do texto do artigo.

• Fixar o selo antifurto magnético.
• Disponibilizar os novos fascículos para a equipe do acervo.
• Exemplares duplicados NÃO são carimbados e nem levam selo antifurto só são arquivados no 3º andar.
• Solicitar os selos magnéticos para o Mario antes que acabem totalmente.

Quarta epata: Atualizando o Portal de Revistas

Uma vez por semana gerar arquivo com as atualizações e enviar para a Renata atualizar o Portal.

• Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
• Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

• Abrirá a base SECS
• Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

• Selecionar Base de Dados, tecle Enter,

• Selecione envio para Secs

• Colocar nome no arquivo "Envio"

• O programa vai gerar 2 arquivos, este processo demora alguns minutos.

• No termino da operação fazer o envio para a rede Z:\\alpha1\spd pelo DOS:

• D:\SECS>copy envio*.* Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012\mês atual,tecle enter e abaixo vai aparecer os 2 arquivos que foram enviados.

Anotar na planilha excell Arquivo SeCS Controle Mensal os envios recebidos em Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012. Os dados da planilha serve para controle da Rede e infomação para O Comitê Assessor Nacional (CAN) no final do ano.

• Na planilha preencher os seguintes dados:

• O dia do recebimento do arquivo,
• Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do último envio do centro coopererante (ver no portal de revistas em pesquisa avançada, na opção VER SOMENTE *A(S) COLEÇÃO (ÕES) DA(S) SEGUINTE(S) BIBLIOTECA(S) SELECIONAR O CÓDIGO DA BIBLIOTECA (ex selecionar a biblioteca código BR66.1 e clicar em pesquisar)

• O número total de registro deste centro cooperante aparece na linha MOSTRANDO 1 A 50 (TOTAL DE 1431). Este foi o total de registro do envio.

• Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do novo arquivo (que salvamos na rede, clicar no arquivo de extensão 00.1 e abrir o arquivo com o programa TextPad e ver o número de linhas)

• Ver a última linha do arquivo TextPad, mostar o total de registro neste novo envio.

Atenção: o novo envio não poderá ter grande diferença para menos.(caso houver essa diferência entrar em contato com o centro cooperante para a verificação.