Procedimiento de revisión de descripción e indización de revistas LILACS-Express en el FI-Admin

FI-Admin es un sistema de gestión de fuentes de información de la BVS. El sustituirá el LILDBI-Web, sistema actualmente utilizado por los Centros Cooperantes (CC) de la red.

El posibilita la descripción e indización de documentos de acuerdo con la Metodología LILACS, además de permitir la carga de textos completos en PDF en servidor de BIREME/OPS/OMS.

El FI-Admin adopta la terminología:

• Fuente para identificar los fascículos
• Analíticas para identificar los artículos del fascículo.

Estado de implantación del sistema:

• Revisión e indización de registros LILACS-Express incluidos por los editores.
• Importante: solo revisar y indizar los fascículos ya disponibles en el sistema. No crear nuevos fascículos.

Acceso al sistema

Acceder http://fi-admin.bvsalud.org/ y logar en el sistema.

En la pantalla inicial, tenemos:

• Menú del sistema (barra verde) con las opciones:
  • Registros bibliográficos: Módulo donde criamos los registros de los artículos de revista.
  • Idioma seleccionado para el sistema (disponible en inglés, portugués e español).
  • Nombre del usuario y código de la institución en la red BVS.

• Panel de control
  • Acciones recientes: histórico de las acciones del usuario (en el primero acceso estará vacía)
  • Área de comunicación y avisos a la red.

En el menú, hacer clic en "Registros bibliográficos" para iniciar el trabajo.

Revisión de los datos de los artículos (analíticas)

Hacer clic en "Indizado por mi centro" para ver los artículos incluidos por el editor.

Para iniciar el proceso de revisión, hacer clic en el número del registro o en el icono de editar (lápiz).

Revisar los campos llenados por el editor y llenar los campos que faltan en cada área del registro: Metadatos, Indización, Texto completo, Biblioteca e Evento/Proyecto.

Metadatos

En "Metadatos", revisar todos los campos.

Vea que el formulario de Metadatos está subdivido en secciones. Hacer clic en los enlaces en azul para visualizar o ocultar los campos de cada área.

La mayoría de los campos tiene la Ayuda de campo, que es una pantalla que abre para registrar los datos.

Cuando hay datos para corregir, hacer clic sobre el área del campo para abrir la ayuda. Después de insertar los datos, hacer clic en "Guardar"

Informaciones generales

Estado

LILACS-Express (documentalista no puede editar estatus)

Indizado en LILACS?

Mantener seleccionado para hacer validación de datos de acuerdo con Metodología LILACS

Tipo del registro

Mantener Material textual

Forma del ítem

Mantener Electrónico

Tipo de periódico

Mantener Revistas

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Nivel Analítico

Autor personal

• Incluir todos los autores presentes en el artículo con la respectiva afiliación institucional.
  • El orden de los niveles de la afiliación es del nombre de la Institución a los departamentos.
• Siempre que hay autor personal y autor institucional, incluir el autor personal.
  • Excepción: Para el tipo de publicación "Directrices" es permitido la inclusión de ambos autores, personal y institucional.

• Atributos:
  • 1: Afiliación institucional en nivel más general:
  • 2: Afiliación institucional en segundo nivel:
  • 3: Afiliación institucional en tercero nivel:
  • c: Ciudad de la afiliación:
  • p: País:
  • r: Grado de responsabilidad: excluir siempre que editor poner "aut": autor. Llenar de acuerdo con la Metodología LILACS.

Autor institucional

Registrar siempre el nombre presente en el documento. Excepción para los nombres de instituciones gubernamentales, en los cuales se hace entrada normalizada por el nombre del país, estado/provincia o ciudad. Siempre que tiene autor personal en el documento, no llenar autor institucional.

Título

• Incluir el título en todas las versiones presentes en el artículo y identificar el idioma de cada versión.
• Incluir los títulos como están en la publicación, pero siguiendo las normas gramaticales acerca del uso de mayúsculas y minúsculas, o sea, utilizar letras minúsculas solamente para inicio de parágrafo, nombres propios, siglas y acrónimos.

Título traducido al inglés

Versión en inglés del título no presente en la publicación, traducida por el documentalista.

Páginas

LLenar:

• Número inicial: primera página del artículo (f: first)
• Número final: última página del artículo (l: last)

Solo llenar el campo Páginas cuando sea irregular o no exista. En este caso, se registra en Páginas el número inicial y final de las páginas calculadas, ejemplo: [1-15].

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Informaciones Complementarias

Información descriptiva

Incluir datos de:

• Ilustraciones (fotos, dibujos, cuadros y figuras): ilus
• Mapas: mapas
• Tablas: tab
• Gráficos: graf

Idioma del texto

Chequear si todos los idiomas presentes en el documento fueron incluidos en la descripción. Seleccionar los idiomas disponibles haciendo clic en "Ctrl".

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Otras notas

Incluir notas normalizadas de acuerdo con AACR2 siempre que necesario.

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Datos de contenido

Nombre del registro de ensayo clínico

Todo ensayo clínico debe ter sido registrado en una base de datos específica para este fin. Incluir este dato siempre que disponible en el artículo. Base de datos: indicar en la base de datos donde el ensayo clínico fue registrado como presentado en el documento. Número del registro Enlace: URL para del registro del ensayo clínico en la base de datos.

Palabras-llave del autor

Incluir todas las palabras-llave en todos los idiomas disponibles, siempre seleccionando el idioma de cada palabra-llave.

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Resumen

• Incluir el resumen completo en todos los idiomas disponibles, siempre seleccionando el idioma de cada resumen.

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Indización

Descriptores Primarios e Secundários

Hacer clic en el área de los descriptores para abrir la caja de búsqueda e identificar los descriptores y calificadores para utilizar.

Definir si los descriptores serán primarios o secundarios seleccionando el ítem Primário?.

Añadir tantos descriptores cuanto necesario para describir el contenido del documento.

Buscar por el asunto. No es necesario escribir la palabra completa porque el sistema exhibe los términos con las letras ya digitadas.

Para utilizar un descriptor en su indización, hacer clic en "Seleccionar" o en las siglas de los calificadores.

El resultado será parecido con la imagen abajo:

Campos de indexación adicionales

Tipo de publicación

Utilizado para indizar formato del estudio realizado y forma de presentación del contenido.

Descriptores precodificados

Utilizado en casi todos los registros bibliográficos.

Identifica:

• Sujetos de investigación
  • Género
  • Edad
  • Humano o animal
• Períodos históricos

Alcance temporal (desde)

Utilizado en artículos históricos o artículos en que hay delimitación temporal del estudio.

Alcance temporal (hasta)

Utilizado en artículos históricos o artículos en que hay delimitación temporal del estudio.

Individuo como tema

Utilizado en artículos históricos y biográficos. Adoptar eses tipos de publicación en el campo adecuado.

Región No DeCS

Utilizado para nombres de estados, ciudades, provincias, regiones y localidades. Utilizar siempre que pertinente.

Institución como tema

Utilizado en artículos históricos con el tipo de publicación "Artículo histórico".

Texto completo

Verificar si el enlace para el texto completo está funcionando y si corresponde al registro bibliográfico.

Chequear si los atributos de la dirección electrónica están llenados correctamente, especialmente el idioma del documento.

Evento/Proyecto

Revisar los datos de evento y proyecto y llenar en caso de aplicarse al documento descrito.

Publicación

Después de finalizar toda la revisión de la descripción y realizar la indización, hacer clic en "Publicar".

Al publicar los artículos en el FI-Admin, ellos serán procesados y estarán disponibles para búsqueda en LILACS después del procesamiento. Registros con status Publicados hasta:

• Miércoles a las 17h: estarán disponibles para búsqueda en viernes.
• Viernes a las 17h: estaran disponibles para búsqueda en lunes.

El artículo podrá ser publicado en LILACS solamente si todos los campos obligatorios e esenciales están llenados. Si falta algún campo, el sistema retornará un mensaje informando lo que falta.

Después de revisada la primera analítica/artículo, revisar los próximos artículos pendientes.