Processo de Avaliação de BVS

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Resultados da primeira reunião para reformulação do processo - 22/03/2012

Presentes na reunião: Bárbara, Lilian, Joanita, Juliana e Marjorie.

Antecedentes:

  • Necessidade de reformular o processo de avaliação para mante-lo sustentável diante do cenário atual (Grande volume de demanda de avaliações x Equipe reduzida para faze-las).
  • Documento de avaliação como está hoje não contempla aspectos fundamentais para avaliação.
  • Centralização do processo em MIP torna a avaliação consolidada um documento com visão limitada das diversas dimensões da BVS.

Proposta central

  • Alterar o documento de avaliação para que ele contemple avaliações de instâncias em cenários diversos.
  • Criar documentos separados para cada parte envolvida no processo de avaliação, para adequar a linguagem e a abordagem da avaliação dependendo de quem será o usuário daquele modelo de documento especificamente.
  • Dividir a avaliação da BVS por áreas de apoio, de modo a encaminhar a alguém do setor apenas a parte da avaliação pertinente às atividades específicas daquela área, envolvendo mais setores da BIREME no processo e reafirmando o caráter transversal do modelo da BVS.
  • Reavivar o "comitê avaliador", visando a estimular a contribuição por parte de outras áreas e reconhecer os esforços daqueles envolvidos no processo. Questão central: otimizar o tempo despendido na avaliação.
  • Estimular a auto-avaliação por parte das instâncias.
  • Fazer desse processo - atualmente uma demanda interna - mais uma maneira de envolver a rede no nosso trabalho.
  • Alterar o fluxo de kick off do processo de avaliação de modo a informar previamente às instâncias que elas serão avaliadas (e assim evitar casos como o da BVS Colômbia Nacional, que estava em processo de atualização ao mesmo tempo que iniciamos a avaliação).

Fluxo de trabalho

  • Reestruturação dos documentos: sob minha responsabilidade (Marjorie), e compartilharei os documentos para contribuição por parte de MIP. Começarei a proceder com as alterações propostas assim que o que está proposto nesta wiki for validado.
  • Membros do comitê de avaliação: verificar a possibilidade de cada avaliação contar com a participação de uma pessoa de cada área envolvida na estruturação do modelo da BVS, que irá avaliar apenas a parte da BVS relacionada às atividades do setor (ex: alguém de FIR para avaliar apenas o quesito 'Fontes de informação', uma pessoa de SAU para avaliar a formulação e funcionamento das estratégias de busca, uma pessoa de DGI para avaliar o design gráfico e navegabilidade do portal etc). Isso no caso incluiria a "oficialização" da participação da pessoa no comitê, com alguma forma de reconhecimento (incluir nos termos de referência, talvez?).
  • Revisão do fluxo de avaliação: a principal alteração se daria na forma com que damos início ao processo de avaliação (sob demanda por parte da instância? Após vencido o prazo de certificação condicional?). Equipe MIP irá repensar com base na experiência que cada uma tem com suas instâncias em como seria a melhor forma de faze-lo, considerando que a maior parte das avaliações é feita por um esforço proativo da BIREME, e não sob demanda por parte da rede.

Sobre o(s) documento(s) base de avaliação

A partir do conteúdo do documento de avaliação que temos hoje, criaremos:

  • Documento-base para auto-avaliação: com uma linguagem diferenciada e em um formato que permita ao gestor da BVS avaliar os pontos que independem do expertise da BIREME.
  • Documento-base de circulação interna para auto-avaliação: parte em formato de checklist, parte dissertativa. Cada instância teria salva na rede uma planilha com o checklist e as respostas da última avaliação, que poderia ser usado de base para as próximas e manter o registro das últimas avaliações para ter uma referência de evolução das instâncias. Quanto à parte dissertativa: questões pertinentes ao envolvimento e atividades da instância, que demonstrem com mais clareza que a mesma se mantem em constante atividade e atualização. Contemplaria também questões como participação em capacitações, apoio a atividades articuladas pela BIREME para a rede, cascateamento da divulgação do modelo da BVS etc. As demais áreas de apoio ao modelo (FIR, SAU, DGI etc) apoiariam, no caso, a formulação das questões que deverão estar presentes na parte que lhes couber da avaliação.
  • Informe consolidado de avaliação: com base nos insumos que recebermos das demais áreas da BIREME no processo de avaliação, elaboraremos um informe consolidado a ser enviado para o gestor da BVS, com indicações e diretrizes mais elaboradas do que pode ser implementado para adequação ao modelo. Poderia ser um espaço também para estimularmos o contato entre as instâncias temáticas e as nacionais, para que estas prestem mais apoio e sirvam como referência às demais instâncias do país.