Participação em estandes

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Processo de participação em estandes

Primeiro Passo - Contato e contratação

  • Identificar no site do evento as instruções para a participação na exposição
  • Entrar em contato com a empresa responsável pela venda dos estandes
  • Verificar custo, metragem dos estandes e se a contratação do espaço inclui a montagem básica (iluminação, testeira, pontos de energia, algum tipo de mobiliário)
  • Analisar a planta da área de exposição para identificar possíveis estandes. Dar preferência para as vias de maior fluxo de participantes considerando ainda a proximidade dos estandes vizinhos com similaridade de produtos e serviços, o que facilita a atração de participantes * Verificar junto aos organizadores a(s) empresa(s) responsável(is) pela decoração do estande para contratar mobiliário extra, iluminação, equipamentos eletrônicos e serviços de acesso a internet
  • Solicitar às empresas uma proposta de projeto e avaliar valores e disposição de equipamentos e mobiliário de acordo com a sua necessidade
  • Verificar o layout e o mobiliário do estande de forma que acomode o material promocional e, se for o caso, os participantes para capacitação (ver em infra estrutura)

Observação: Esta é uma importante etapa de negociação mediante o envio de proposta e projeto do estande pelos fornecedores

  • Entrar em contato com o responsável pelo serviço de identificação institucional na testeira do estande e informar-se sobre o tamanho e características dessa identificação. Esse serviço costuma ser executado pela montadora e, em geral, a impressão padrão do nome da instituição ou marca adesivada na testeira do estande faz parte do pacote de compra do espaço, porém pode ser contratado separadamente.
  • Verificar no manual do expositor, os horários e dias para entrada de equipamentos, normas de segurança e limpeza, taxas extras, etc.
  • Montar uma pasta com o contato da montadora e dos responsáveis pela decoração do estande e equipamentos bem como toda a documentação referente à contratação desses itens. Incluir nesta pasta comprovante de pagamento dos fornecedores e das taxas (se houver).
  • Verificar onde ocorrerá a identificação dos expositores (normalmente há um guichê para expositores próximo a área de inscrição) e o numero de crachás disponíveis por estande. Verificar a viabilidade de contar com pelo menos um crachá de participante do evento.


Infra estrutura sugerida

De acordo espaço disponível você pode priorizar somente a exposição de material impresso ou também a capacitação dos participantes. As sugestões de infra estrutura abaixo contemplam as duas atividades.

Sugestão de equipamentos:

  • TV de Led, LCD ou Plasma
  • Notebook ou computador conectado a TV
  • Notebook ou computador independente para pequenas demonstrações
  • Sistema de som com microfone para as demonstrações
  • DVD se tiver mídia com vídeos institucionais

Sugestão de montagem de acordo com a área disponível:

  • Estande de 9m2 - até 4-5 assentos para participantes, um balcão vitrine para expor e guardar material impresso, uma mesa pequena com 2 cadeiras, 2 banquetas para os colaboradores
  • Estande de 18m2 - de 10 a 12 assentos para participantes (reserve metade do estande), 2 balcões vitrine, uma mesa pequena com 2 cadeiras, 2-4 banquetas para os colaboradores


Hotel e passagem aérea

  • Verificar os hotéis recomendados pelo evento e inicie o processo para reservas com bastante antecedência, considerando que nestes casos os hotéis trabalham com tarifas especiais, prazos e quantidade de apartamentos disponíveis

Material impresso e promocional

  • Programar o material promocional de acordo com a temática do evento e na quantidade aproximada de 1/3 do número previsto de participantes
  • Embalar o material em caixas identificadas com o nome do estande e do responsável, se possível com a relação do conteúdo de cada caixa
  • Enviar para o local e no período indicados no manual do expositor. Recomenda-se o envio pelo menos 5 dias antes do evento
  • Montar um kit com tesoura, estilete, fita crepe, fita dupla face, fita adesiva, blocos de papel, canetas e despachar junto com o restante do material.


Segundo Passo - Programação de atividades

  • Analisar a programação do evento;
  • Montar a planilha de plantões, considerando que em horários cruciais (intervalos de café, almoço e entre as palestras) o estande deve contar com pelo menos 2 colaboradores.
  • Programar uma série de Capacitações Rápidas ou Relâmpago, priorizando o horário dos intervalos >> não extrapole 20 minutos em nenhuma hipótese
  • Preparar apresentações em PPT (até 10 slides) para utilização em caso de falha no acesso à Internet
  • Elaborar os formulários a serem distribuídos aos participantes, caso opte por fazer um cadastro ou sorteio de algum material promocional.


Terceiro Passo - Montagem do estande

  • Um dia antes da abertura da área de exposição ou no mesmo dia pela manhã (caso a abertura seja à noite), visitar o estande e verificar o mobiliário, o funcionamento dos equipamentos eletrônicos, acesso a internet e limpeza. Caso necessário contatar os responsáveis pelo serviço
  • Verificar com o fornecedor do material eletrônico contratado quem se responsabilizará pela retirada do material portátil ao final de cada dia de exposição
  • Localizar o material promocional enviado pela transportadora
  • Organizar o material no estande
  • Verificar o horário de abertura da exposição. O estande deverá estar decorado, com o equipamento eletrônico ligado e todo o material impresso e promocional em exposição


Quarto Passo - Durante o evento

  • Conversar com os participantes que se aproximarem do estande, entregar material impresso e informar as atividades do estande
  • Promover a programação durante o evento tanto na área do estande ou em outro meio que se faça possível (durante as palestras, fazendo uso da TV disponível no estande ou sistema de som do evento, impressão em papel ofício ou em notas disponíveis para os participantes)
  • Vincular a distribuição de material promocional (pendrive, caneta, bottom) às capacitações ou sorteios


Dicas para as Capacitações Rápidas

  • Respeitar sempre a programação
  • Iniciar a apresentação no horário, independente do número de participantes, em eventos é comum esse tipo de atividade iniciar com uma ou duas pessoas e acabar com mais de 10.
  • Acrescentar exemplos práticos e separar 5-10 minutos ao final de cada capacitação para as perguntas dos participantes
  • Elaborar uma ou duas perguntas sobre o conteúdo apresentado. Se optar por sorteio de algum material promocional, essa ação também pode ser feita por escrito em formulários distribuídos no início e até metade do tempo de apresentação.


Quinto Passo - Finalização do evento

  • Organizar em caixas, ao final do penúltimo dia de evento, o material promocional restante deixando o suficiente para a promoção no dia seguinte de acordo com as atividades programadas
  • Verificar como esse material será transportado
  • Verifique onde deixar controle remoto, notebooks e outro tipo de material portátil alugado (no ultimo dia de evento contate o pessoal responsável pelos aparelhos eletrônicos disponíveis no estande)

Sugestão

  • Entrar em contato com a mesma transportadora que enviou o material marcando dia e hora da retirada do material para retorno ao endereço de origem (fazer esse contato na véspera do ultimo dia de evento). Caso não seja uma grande quantidade distribua entre os colaboradores para que cada um se responsabilize por parte do material.