Grupos Ótimos: metodologia

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O que é um Grupo Ótimo?

É um modelo de gestão participativa para o desenvolvimento institucional.

"A expressão Grupo Ótimo opõe-se à noção de grupo ideal; trata-se simplesmente de um grupo,onde as preocupações das pessoas apontam para obter o melhor funcionamento. Neste sentido, o Grupo Ótimo é aquele que obtém o que é melhor do melhor (ótimo), o que é mais favorável frente a uma situação dada." (OPAS/OMS, 2009)

Veja o documento desenvolvido pela OPAS/Brasil [1]


Grupo x Equipe x Grupo Ótimo

"(...)propõem-se as seguintes definições: grupo é um conjunto de pessoas em interação e apontando para um objetivo ou finalidade; quer dizer, um conjunto de elementos em interação dinâmica, organizados em função de uma finalidade ou objetivo comum. Em troca,equipe é quando há convergência de esforços e trabalhos pessoais para realizar uma tarefa comum; e Grupo Ótimo: é aquele que obtém o que é ótimo ou o que é mais favorável dentro de uma determinada situação. Não aceita uma situação ideal." (OPAS/OMS, 2009)

Como funciona?

O desenvolvimento dos encontros inclui:

  1. Apresentação da situação organizacional.
  2. Apresentação das principais preocupações.
  3. Perguntas de informação e esclarecimento pelos participantes.
  4. Comentários, esclarecimentos e troca de informações.
  5. Elaboração de hipóteses de ação e alternativas para a mudança (atividades, tarefas,cronograma, tempo).
  6. Registro dos resultados.

Quem pode participar?

"(...) pessoas diretamente relacionadas com o tema da reunião capazes de estabelecer relações de colaboração com outros membros. Propõe-se que as reuniões sejam realizadas com um mínimo de três pessoas e um máximo de quinze. Isso requer uma visão comum que torna indispensável que o grupo dedique tempo para propor ou apresentar uma só visão." (OPAS/OMS, 2009)

Qual o objetivo geral de um Grupo Ótimo?

"O principal objetivo dessa iniciativa é promover a análise e possibilitar as propostas de solução para situações-problema identificadas a partir da prática do trabalho em equipe, da participação, da comunicação e da aprendizagem." (OPAS/OMS, 2009)

Objetivos específicos de um Grupo Ótimo?

  • Promover a análise e a solução de situações-problema identificados
  • Recuperar a prática diária como espaço de aprendizagem
  • Dar especial importância à comunicação entre os integrantes
  • Fomentar o trabalho em equipe e utilizar
  • Pensamento coletivo na solução de problemas institucionais

As 30 perguntas que sempre quisemos fazer mas nunca tivemos coragem de perguntar.

1) O que é esse tal de grupo ótimo (GO)? Tem alguma importância para a instituição?

Grupo ótimo é uma metodologia de trabalho em grupo que tem como objetivo ser estimular a participação. Logo é crucial para a BIREME pois temos como objetivo estimular a colaboração dentro e fora da organização

2) Qual a diferença de um GO com um GT(grupo de trabalho) e de um GE (grupo de estudo)?

A dinâmica da reunião não difere muito. Com a diferença da presença de um facilitador selecionado (tendo em vista que nas reuniões sempre existe a figura do facilitador mas nem sempre oficializada).

3) GO é mais um modismo da Bireme? Vai durar?

Não é modismo, na verdade foi uma forma encontrada de estimular a participação se utilizando de uma metodologia que é utilizada na OPAS/OMS.

4) Quem inventou os GO? Tem alguém do mercado usando isso?

A metodologia foi criada pela OPAS/OMS e tem como base diversas teorias presentes no mercado, como por ex: equeipes de alto desemprenho, organizações que aprende, gestão do conhecimento, etc.

5) Quantas pessoas pode ter um grupo ótimo?

Preferencialmente entre 4 e 6 pessoas.

6) Sou uma faixineira, posso participar de um GO?

Pode. Todo colaborador (seja estagiário, consultor, terceirizado, etc.) pode participar do grupo. Inclusive em determinados casos podem participar pessoas de fora da BIREME

7) O que eu ganho participando de um GO?

Experiência que pode ser usada em outros grupos, nas atividades diárias e no seu próprio dia-a-adia. Um dos objetivos do GO é exatamente o desenvolvimento pessoal e profissional.

8) Posso participar de mais de um GO simultaneamente?

Havendo disponibilidade para contribuir com os grupos sim. Porém a recomendação inicial é participar de no máximo dois grupos.

9) Quem é quem dá as ideias para os temas? Eu posso sugerir um tema?

Qualquer pessoa pode sugerir um tema.

10) Onde vejo se meu tema já foi sugerido antes?

Você pode consultar no nosso [banco de idéias]

11) A quem eu sugiro o meu tema para um GO?

Basta enviar um e-mail para: gimgo@bireme.org

12) Quem dá a palavra final sobre minha sugestão de GO?

Quem define se existe prioridade no tema, é o Diretor em cojunto com os Gerentes, o GIMGO auxilia neste processo de apresentação dos temas.

13) Nós aqui da sala queremos formar um GO, podemos?

Podem, porém todos os grupos podem receber voluntários de todas as áreas.

14) Posso sugerir companheiros para participarem do meu futuro GO?

Sim, porém isso deve ser acordado previamente com eles. Que deverão se voluntariar através do e-mail do GIMGO

15) Posso sugerir um tema sem ter que participar do GO?

Pode.

16) Meu chefe vai me deixar participar de um GO? Vai me liberar tempo para isso?

A necessidade/prioridade com os Gerentes e Diretor são pré-definidas antes de se realizar a convocação dos participantes. E então caso haja alguma divergência você pode entrar em contato com os componentes do GIMGO

17) Se eu tiver uma reunião e/ou uma urgência e uma reunião do GO, qual devo escolher?

Cada caso deve ser analizado, o GO quando entra em vigor é sempre um assunto de suma importância e prioridade, porém podem existir situações de urgência que não podem ser adiadas. Essa participação deve ser definida entre o grupo, pois a participação de todos é muito importante.

18) O que eu vou ter que fazer dentro do grupo, devo ser especialista no tema do GO? Não é preciso ser especialista no tema, basta ter experiências que acredite que possam agregar naquele grupo.

19) Se eu não gostar de participar posso desistir no meio?

Não existe obrigatoriedade de participar do grupo.

20) Soube que uma pessoa com quem não me dou bem, vai estar no próximo GO, devo adiar minha participação?

Todos os GO terão facilitadores, estas pessoas ficarão responsáveis por mediar as discussões nos grupos fazendo com que nenhuma pessoa se sinta prejudicada ou deixe de participar ativamente do grupo por qualquer motivo.

21) Quanto tempo por semana vou ter que reservar para o GO? Vou ter que trabalhar muito?

O tempo é dado pelo próprio GO. Em alguns temas mais críticos talvez a dedicação seja maior e os prazos curtos. Mas a idéia é que esta atividade possa ser encaixada dentro das outras atividades diárias que temos.

22) Posso faltar a reuniões do GO?

Não é interessante que isso aconteça, mas imprevistos são imprevistos. Sempre que possível o grupo deve agendar um horário que seja pertinente a todos, evitando que isso ocorra

23) Vou ter que entregar alguma coisa no GO?

Sim, pelo menos uma proposta de solução para o tema sugerido, mas isso será de responsabilidade de todos os integrantes.

24) Vou ter que falar em público (fazer apresentações) em um GO?

Não necessáriamente. É recomendável fazer este exercício mas o próprio grupo pode definir quem irá realizar as apresentações.

25) Quanto tempo dura um GO?

Depende muito do tema.

26) Nós do GO achamos que nosso tema não é muito legal, podemos mudar de tema?

Não. O tema sugerido já foi aprovado e quando é feita a convocatória para os voluntários ja se tem deifindo o que se espera do GO.

27) As pessoas que já participaram gostaram ou não da experiência? Até agora sim :-), para saber mais detalhes consulte os integrandes do nosso [GO_piloto]

28) Enquanto o GO estiver trabalhando, vamos ter que dar satisfação (relatórios) para alguém?

Recomenda-se registrar tudo que foi decidio na wiki, para gerar um histórico de como chegou-se a propsota final. Isto pode ser usado para experiência em outras iniciativas.

29) O que acontece se não conseguirmos cumprir com o que havíamos prometido?

Pode-se solicitar auxilio do GIMGO para identificar as dificuldades, o prazo do grupo pode ser estendido ou o grupo pode ser finalizado. Não haverá nenhuma penalidade ou descrédito neste caso.

30) Alguém vai dar nota para o nosso grupo?

Nota não, mas o GIMGO fica responsável por avaliar a evolução do grupo para fins de organizar capacitações, auxiliar a formar outros grupos, etc.

Grupo de Apoio a Implantação de Grupos Ótimos

GIMGO

Ferramentas de Apoio aos Grupos Ótimos

Grupo Ótimo Piloto

Grupo Ótimo Piloto

Referências

CAROSELLI, M. Relações pessoais no trabalho. São Paulo: Cencage Learning, 2009.

GALANO, Mônica Haydee. Mediação – uma nova mentalidade. In Mediação – métodos de resolução de controvérsias, n.1, Ângela Oliveira (coord). São Paulo: LTr, 1999, p. 102 – 112.

KOTTER, J.P. Leading change. HBR Press, 1996.

OPAS/OMS. Representação do Brasil e do Equador. Grupos ótimos: um modelo de gestão participativa para o desenvolvimento institucional das representações e centros da OPAS/OMS.

RAINHO, M. A. F. Sistemas Integrados de Gestão. Disciplina Gestão de Pessoas e Gestão da Mudança do Curso de Pós-graduação em Gestão de Negócios Integrados. Universidade Federal do Rio de Janeiro, 2008.

SILVA, D.M.C.S e BOGADO, E.C. Gestão de Mudanças – Uma abordagem sobre visão por processos na implantação de um ERP: um estudo de caso na Shell Brasil.