Grupo Ótimo Piloto: Intranet

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Integração das ferramentas de intranet da OPAS/OMS e da BIREME

Componentes do Grupo Ótimo Piloto

Facilitador: Marcelo Bottura

Participantes: Cristiane Leila, Jussara Ribeiro, Luciano Ramalho, Marco Miacci, Maria Fernanda, Marina Pierre, Sueli Suga


Situação-Problema

As ferramentas colaborativas de intranet da BIREME e da OPAS não coincidem, sendo necessária a análise de como integrar a ferramenta proposta, o Sharepoint, com as ferramentas utilizadas pela BIREME. Considerando as recomendações da OPAS e analisando os impactos em ambas as instituições, bem como o prazo para operacionalizar tal integração.


Objetivos do GO

  • Exibir um diagnóstico da situação considerando as recomendações da OPAS
  • Propor solução e a real possibilidade de integração das ferramentas
  • Apresentar estimativa de custo e hora/homem para execução da integração


Reuniões

Reunião de 06 de junho de 2011

Objetivo: Apresentar situação-problema, definir atividades e equalizar entendimento sobre a solicitação

Assuntos:

  1. Entendimento sobre a solicitação
  2. Objetivo do grupo
  3. Sugestões
  4. Apresentação da intranet e portal PAHO
  5. Definições e encaminhamentos

Próximos Passos:

  1. Definir o que é intranet (Todos)
  2. Contatar equipe responsável pela Intranet PAHO - Paulo Lira (Marina)
  3. Ver possibilidade de uso na BIREME (Todos)
  4. Criar/validar acesso ao grupo piloto a intranet e portal (Marco)
  5. Propostas de como estruturar o diagnostico de prós e contras, impactos e sugestões (Todos)

Links:

Intranet PAHO (atual)

Intranet PAHO-BIREME (grupo piloto)

Institucional BIREME na PAHO

Portal PAHO (em desenvolvimento)

Proxíma reunião

13/06 - Sala C1

Reunião de 13 de junho de 2011

Objetivo: Apresentar resultados da pesquisa e conteúdo da reunião com Paulo Lira (PAHO/WDC) ????

Assuntos:

  • Contatar equipe responsável pela Intranet PAHO - Paulo Lira
Pierre Colline (ITS) - pierrec@paho.org
Oscar Reyes (KMC) - reyesosc@paho.org
David Novillo (KMC) - novillod@paho.org
  • Ver possibilidade de uso na BIREME
  1. Uso do calendário
  2. População de documentos Administrativos (Processos, Projetos, Correspondência, etc.)
  • Criar/validar acesso ao grupo piloto a intranet e portal (Marco)
  1. Contas inexistentes dos membros do grupo foram criadas e reset de senha de alguns também.
  • Propostas de como estruturar o diagnostico de prós e contras, impactos e sugestões (Todos)
  • Conforme informado pelo Marco Miacci, o servidor FileCabinet apresentou problemas técnicos e encontra-se indisponível para acesso. ITI aguarda transferência de guarda para dar continuidade ao processo de contratação de manutenção técnica. Prazo estimado 60 dias + prazo de avaliação e aprovação para conserto.


Próximos passos:


Proxíma reunião:

Reuniao de 17 de junho de 2011

Objetivo: Realinhar definição de situação-problema e objetivos do GO Piloto

  • Exercício de reflexão para alinhamento do objetivo do GO devido às mudanças no escopo inicial gerado pela reunião com Paulo Lira
  1. Qual o objetivo de um GO
  2. Onde queremos chegar com este GO Piloto (foco solução)
  3. Qual o seu entendimento sobre o problema que nos dispomos a responder (foco no problema)
  4. O que cada um espera da própria participação no GO Piloto

Assuntos:

  1. Proposta de uma politica para intranet
  2. Definir um documento que defina o que é a intranet e qual o papel Sharepoint neste contexto
  3. Proposta de um modelo de fluxo de trabalho para o uso do SharePoint
  4. Proposta de uma ação estratégica
  5. Definir relação de cooperação de ferramentas BIREME x PAHO


Próximos passos:

  • Definir quais as espectativas
  • Estudo sobre o BIR @ Work
  • Traçar plano de uso baseando-se em documentos e conhecimento
  • Criação de grupo de trabalho
    • Definição de intranet e estratégia de comunicação interna ( Cristiane, Marina, Maria Fernanda, Sueli)
    • Elaborar o documento de Boas Práticas em Projetos de Intranet( Luciano, Jussara)
    • Ferramentas e entraves tecnológicos (Marcelo e Marco)
    • Uso do ECOS para concentração dos resultados e discussão (Todos)

Resultados

Links:

Espaço Colaborativo de Grupos Ótimos