Cadastramento de fascículos na SeCS

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Cadastrando fascículos na base SeCS BIREME

Com o sistema SeCS podemos administrar a coleção dos títulos, através das bases FACIC – contém a descrição de cada um dos fascículos das publicações periódicas e da base MASK – contém a descrição das máscaras que indicam a numeração e periodicidade dos fascículos. O sistema possui algumas máscaras previamente cadastradas que atende a maiorias das periodicidades.

Primeira etapa: Recebimentos dos fascículos

  • As revistas enviadas por correio à BIREME, são recebidas e guardadas no SCANINHO SeCS localizado no terreo , retirar os fascículos e trazer para o departamento.
  • Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
  • Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

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  • Abrirá a BASE SECS
  • Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

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  • Verificar se é um título indexada na base LILACS.
  • Para saber se a revista é indexada na base LILACS consultar o título no [Portal de Revistas]e ver a abragência de indexação, ou através da base SECS, no modulo Recuperação opção PESQUISA, digitar o comando cci=p and p=br e clicar ENTER.

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  • Abrirá todos os títulos de abrangência LILACS

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Sendo um título LILACS, deverá ser verificado na N-MAIL (senha restrita ao setor FIR e SAU) os dados cadastrais e se necessários atualizar Ex. endereço, responsável, email, telefone etc. Não sendo um titulo LILACS cadastrar diretamente na base SeCS.

Segunda etapa: Cadastramento de fascículos

O sistema SeCS contém registrado varias máscaras, onde atendem a maioria das periodicidades dos periódicos. Entretanto, pode ser necessária a criação de uma nova máscara, para maiores informações consultar o manual SeCS


Utilizando as setas vá no módulo “Recuperação” tecle enter, opção pesquisa, recupere o título da revista correspondente à coleção que será registrada.

  • Veja um exemplo, recuperando o título "revista brasileira de psiquiatria":

Pesq..gif

  • Dica para mais opções de pesquisa, pode-se pesquisar por issn ex. 1516-4446, tombo ex. 10192, titulo abreviado ex. Revis$ and Bras$ and cardiol$.
  • Uma vez recuperada o título da revista, a opção para a entrada de coleção é <Enter> “Editar Fascículos”.

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  • Se o fascículo recebido estiver em sequencia, basta apenas apertar a tecla enter, o sistema gera automaticamente o próximo fascículo corrente.
  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

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  • Caso o fascículo recebido não for correspondente a sequência numerada, aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial então digite a tecla A (Ausente) e tecle enter novamente até chegar o número do fascículo recebido e digite a tecla P (Presente).
  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8

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  • Caso o fascículo recebido seja uma edição com numeração diferente da máscara cadastrada ex.:SUPLEMENTO, EDIÇÃO ESPECIAL.

Aperte a tecla enter, aparecerá o suposto fascículo sequencial e tecle espaço para edita-lo, no campo Fascículo discriminar o tipo do exemplar ex.Supl.1,e no campo Tipo ex. S,após as alterações dar enter até sair desta janela de edição.

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  • Para gravar a nova inserção digite a tecla F8
  • Para fascículos recebidos em duplicidade cadastrar no campo quantidade o número de exemplares recebidos.

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  • Arquivar os exemplares duplicados no 3 andar.

Após o cadastramento de todos os fascículos rodar a atualização do sistema, onde alimentará a Base Catal, que diariamente a equipe do Scad e acervo a consultam. No sistema Secs no modulo recuperação selecionar a opção MFN e clique Enter.

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  • Abrirá uma janela com a opção MFN INICIAL e MFN FINAL, clicar 3 vezes Enter

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  • Será recuperado todos os titulos existentes na Base SeCS.

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  • Clicar na tecla F5 opção (Imprime e Grava)o sistema mostra a tela com o último parâmetro definido.

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  • Clique ENTER.

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  • O programa irá processar as atualizações dentro de alguns minutos (obs.aparecerá a informação Imprimindo mas ele estará apenas processando as atualizações)e no final do processo clicar "Esc" para voltar na tela inicial.
  • Em seguida acessar "Meu Computador" clicar 2 vezes no diretorio D

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  • Selecionar pasta SECS com 2 cliques.

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  • Clicar 1 vez em cima do ícone Catal,ir em editar e copiar.

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  • Depois ir no diretorio Z e selecionar pasta BASES

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  • Pasta SECS

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  • Pasta TITLE

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  • Pasta CATAL

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  • Pasta ISOS

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  • Aparecerá na tela a Pasta CATAL, selecione Editar e opção colar

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  • Clique na opção SIM e retorne na página anterior (Back)

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  • Clique na opção ftp2int "Arquivos em lotes do MS-DOS".

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  • O programa vai iniciar as atualizações,aguarde por alguns minutos e o programa finalizará automaticamente .

Terceira etapa: Preparando fascículo para o acervo

  • Após o cadastramento do fascículo na Base

Carimbar o fascículo com Timbre da BIREME e a data do dia na capa e na primeira página, e em umas 2 paginas aleatórias dentro da revista,observando sempre para não carimbar em cima do texto do artigo.

  • Fixar o selo antifurto magnético.
  • Disponibilizar os novos fascículos para a equipe do acervo.
  • Exemplares duplicados NÃO são carimbados e nem levam selo antifurto só são arquivados no 3º andar.
  • Solicitar os selos magnéticos para o Mario antes que acabem totalmente.

Quarta etapa: Atualizando o Portal de Revistas

Uma vez por semana gerar arquivo para atualizar o Portal.

  • Acessar a base SeCS pelo computador BIR 923290, acesso pelo DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO
  • Digitar >D: (clicar enter), CD SECS (clicar enter), secs (clicar enter)

Secs.gif

  • Abrirá a base SECS
  • Não alterar as informações que já estão preenchidas no código da instituição e o código do operador, e tecle enter 2 vezes.

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  • Selecionar Base de Dados, tecle Enter,

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  • Selecione envio para Secs

Secsatual1.gif

  • Colocar nome no arquivo "Envio"

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  • O programa vai gerar 2 arquivos, este processo demora alguns minutos.

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  • No término da operação fazer o envio para a rede Z:\\alpha1\spd pelo DOS.
  • D:\SECS>copy envio*.* Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012\mês atual,tecle enter, os arquivos serão envia dos para a rede

Envio2.gif Anotar na planilha excell (Arquivo SeCS Controle Mensal) em Z:\\aplha1\spd\rotinasecs\arquivosmensal2012 os dados dos arquivos enviado. Os dados da planilha serve para controle da Rede e infomação para O Comitê Assessor Nacional (CAN) no final do ano.

Planilha.jpg

  • Na planilha preencher os seguintes dados:
  • O dia do recebimento do arquivo,
  • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do último envio do centro coopererante (ver no portal de revistas em pesquisa avançada, na opção VER SOMENTE *A(S) COLEÇÃO (ÕES) DA(S) SEGUINTE(S) BIBLIOTECA(S) SELECIONAR O CÓDIGO DA BIBLIOTECA (ex selecionar a biblioteca código BR66.1 e clicar em pesquisar)

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  • O número total de registro deste centro cooperante aparece na linha MOSTRANDO 1 A 50 (TOTAL DE 1431). Este foi o total de registro do envio.

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  • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do novo arquivo (que salvamos na rede, clicar no arquivo de extensão 00.1 e abrir o arquivo com o programa TextPad e ver o número de linhas)

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  • Ver a última linha do arquivo TextPad, mostar o total de registro neste novo envio.

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Atenção: o novo envio não poderá ter grande diferença para menos.(caso houver essa diferência entrar em contato com o centro cooperante para a verificação.

Sexta etapa: processando os arquivos

  • Acessar a rede \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensal2011\mêsatual e localizar os arquivos salvos anteriormente

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  • Abrir o arquivo com extensão .001 com o programa TextPad ou NotePad

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  • Verificar registro por registro para identificar possiveis erros. Ver principalmente a primeira coluna = código do centro, a segunda coluna Tombo do periódico.
  • Os erros mais comum são espaçamento de linhas, Código do centro cooperante diferente em varias linhas.

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  • Arrumar essas inconsistencias e clicar em salvar.


  • Abrir o arquivo com extensão .002 com o programa TextPad ou NotePad e fazer as mesmas verificações e alterações, clicar em salvar.

Quando o arquivo conter o erro relacionado ao CÓDIGO DO CENTRO COOPERANTE ex Bbr66.1, devemos comunicar o centro cooperante.


EXEMPLO Prezados,

Recebemos e agradecemos o envio do arquivo. Verificamos que neste último envio,o arquivo consta o código do centro da seguinte maneira:

B66.1

Setima Etapa: processamento Consist

Fazer o processamento chamado CONSIST no arquivo ex(BR66c.LST). Para isso acessar o DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO.

  • Digitar >Z: (clicar enter), CD rotinasecs\arquivosmensal2011\mêsatual\consist (clicar enter)

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  • Digitar o comando consist ..\br66C(clicar enter), nome do arquivo sem a extensão.LST, fazer esse processo somente com arquivo BR66C.LST

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  • O processo faz uma verificação do arquivo BR66C.LST, digitar exit para sair no DOS

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  • Ao final no processo será gerado um arquivo dentro na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensal2011\mêsatual informando as inconsistência de título do arquivo BR66C.LST

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  • Abrir o arquivo gerado (BR66C.ERR), ira aparece se tem algum título com erro, ou seja um título que não tem mais abragência de indexação INDEX MEDICUS OU LILACS (Condição para aparecer coleção no portal de revistas) ou o título pode ter sido deletado do portal.

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  • Anotar o número secs que aparece no arquivo e consulta no LIVRO DE TOMBO (setor secs), para pegar o nome do periódico e assim poder consultar no PORTAL DE REVISTAS.
  • EX o número secs [80] corresponte ao título Acta paediatrica - Supplementum (1924), consultando o título no portal de revista, verificamos que o mesmo não possui nenhuma abragência de indexação (INDEX MEDICUS ou LILACS).

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  • Avisar o Centro cooperante sobre as inconsistencias dos títulos exemplo

Prezados, Recebemos e agradecemos o envio do arquivo SeCS para o catálogo Portal de Revistas. Notamos no seu último envio que os Títulos (xxxx) não é mais indexado no IM/Medline, por favor retire os campos obrigatórios de seu sistema SeCS local v37( número SECS) - retirar o número secs v40( sistema relacionado) - retirar a palavra secs v450( abragência de indexação) - retirar a palavra IM ou LM Atenciosamente!

Oitava etapa: backup interno

Abrir uma nova pasta com o nome (data do dia 29-09-2011) dentro \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensal2011\mêsatual, para guardar os arquivos feito no dia, Salvar apenas os dois arquivos BR66C.LST e BR66F.LST. Salvar uma cópia dos arquivos na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\TRANSFERIR_BACKUP

Nona etapa: processamento OFI

Transferir uma cópia dos arquivos BR66C.LST e BR66F.LST para a rede \\alpha1\coord\dfi\transfer\SECS\OFI e clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat


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  • Ao clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat ele inicia automaticamente a transferência de dados para o servidor SEVEROFI, o sistema fechará autmaticamente

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  • As atualizações serão processadas automaticamente e estará disponível no Portal de Revistas do dia seguinte.

Informações de Processamentos da base SeCS

  • Procedimento para gerar relatório de inventário da coleção Bireme.

1º Etapa Acessar o DOS e acessar a base Secs e digitar "relconf invent" e teclar "enter".

  • Ex.: D:secs\relconf inventário

O programa vai rodar por alguns minutos gerando um relatório com todos os títulos e fascículos presentes ou ausentes da base Facic que constam no acervo da Bireme.

2° Etapa

  • Gerar a lista

Para gerar a lista para a consulta ou para a impressão acesse o DOS e siga exemplo abaixo:

  • D: cd secs (enter)
  • D:\secs>cd bases (enter)
  • D:\secs>bases>cd invent (enter)
  • D:\secs>bases>invent>inventario.txt (enter)

A lista é gerada e pode ser imprimida para ser conferida com a coleção situada no acervo ,sendo encontrado alguma alteração dos fascículos presentes ou ausentes no acervo,anotar a alteração na lista para ser alterada na base Facic.