LILACS Submission

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LILACS Submission logo.jpg

Conteúdo

Definição

O LILACS Submission é um sistema de apoio à cooperação técnica aos produtos e serviços oferecidos pela BIREME.

Visa:

  • Otimizar e assegurar o processo de transferência de dados das diferentes fontes de informação produzidas e publicadas pelos Centros Coordenadores, Centros Cooperantes e a LILACS;
  • Monitorar status de processamento de lotes de dados enviados;
  • Promover comunicaçao transparente, e;
  • Facilitar a gestão da interoperabilidade entre bases institucionais ou locais dos Centros Cooperantes (CC) e a LILACS.

Nesta fase o sistema contempla o envio de arquivos no formato ISO 2709 para inclusão na base de dados LILACS.

Numa segunda fase, visa:

  • Otimizar o processo de coleta e transferência de dados das diferentes fontes de informação produzidas e publicadas pelos CCs e a BIREME;
  • Prover ferramenta de gestão da contribuição às fontes de informação aos Centros Coordenadores;
  • Assegurar integridade na transferência ou coleta de dados.


Acesso via URL: submission.bvsalud.org

Acesso a Apresentação LILACS Submission 09/04/2013 em português

Novo fluxo de cooperação

Passos para inicio de atividades

Solicitação de usuário do sistema

Para solicitar acesso ao sistema, envie e-mail para Email lilacs.jpg com o assunto LILACS Submission - Solicitação de usuário e informe:

  • Nome completo do responsável pelos envios a LILACS
  • E-mail
  • Código de Centro Cooperante na rede BVS

Estima-se, com base no Cronograma de implantação do LILACS Submission, que até o final de 2013, todos os Centros Cooperantes da Rede LILACS adotem o sistema e que o e-mail <envios.lilacs@bireme.org> seja, gradativamente, desativado.

Preparo dos lotes para envio por Tipos de Registros

O preparo dos lotes de registros para envio para LILACS inicia assim que o registro está descrito, indexado, certificado e publicado na base local de sua instituição ou base nacional ou temática.

Cada lote de registros a ser enviado deve ser separado por:

  • Journals = Artigos de revistas não-LILACS Express descritos e indexados;
  • Monographs, Thesis and Non conventionals = Monografias, teses e documentos não-convencionais descritos e indexados usando o LILDBI-Web;
  • Indexed and reviewed records - LILACS Express = Registros indexados e revisados de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor). Esses registros são enviados pelos CCs para substituirem os registros LILACS-Express carregados automaticamente;
  • Records as supplied by editor - LILACS-Express - BIREME only = Registros sem indexação e sem revisão que são LILACS-Express (Este tipo a principio será administrado somente pela BIREME e visualizados pelos responsáveis das entradas de dados nos SciELO).
Importante.png *Os lotes de registros devem ser salvos e enviados com a extensão .ISO.
*Prefira enviar lotes com um número significativo de registros. Um ou mais fascículos de periódicos completos e vários 
livros, teses e não-convencionais juntos em outro lote. Não enviar arquivos ISO contendo somente um registro.

Envio de registros no sistema LILACS Submission

  • Logar no sistema

BIREME Submission login.jpg

  • No menu Submissões clicar em Nova submissão;

BIREME Submission envio.jpg

  • Preencher os dados de envio:
    • Total de registros: informar a quantidade total de registros existentes no arquivo .ISO enviado;
    • Bibliographic type: selecionar o tipo bibliográfico dos registros que estão sendo enviados (Veja as definições acima);
    • Arquivo iso: carregar o arquivo .ISO a ser enviado para a LILACS;
    • Observation: incluir informação de dados dos registros enviados. Exemplo: Acta Cir. Bras, 10(2)2011; Acta Cir. Bras, 10(3)2011; Acta Cir. Bras, 10(4)2011;
    • Anexo: enviar documentos descritos no .ISO que não estejam disponíveis na internet para serem carregados no repositório LILACS.
    • Submit to External Database?: enviar o lote de registros também para bases temáticas ou nacionais;
    • Clicar em Submeter.
  • No menu Submissões, há também a opção Mostrar todas as submissões que exibe todos os envios feitos pelo Centro Cooperante.

Monitorar submissões

Na Página Inicial, é possível visualizar o menu com os links Página inicial, Submissões, Pesquisa, Reports e Português (conforme o idioma em uso). Na tela visualiza-se as Submissões em Aberto e no canto superior direito os Filtros, representado pelo Botao.jpg, dividido por Tipo e Etapas

BIREME Submission inicial.png

  • Em Submissões em Aberto, visualiza-se os seguintes campos:
    • #: Número do Id do registro enviado;
    • Data de submissão: Data em que o registro foi enviado pelo CC;
    • Útima atualização: Data da última atualização pela BIREME;
    • Atualizado por: Nome do responsável pela última atualização;
    • Status: Situação atual do registro;
    • Tipo: Tipo do registro enviado pelo CC;
    • Nome do Arquivo: Nome composto pelo código do Centro Cooperante-Número do Id do arquivo .ISO enviado. Ao clicar nesse link, é feito o download do arquivo.


  • Clicando em Filtros, é possível filtrar os registros por Tipo e Etapa:

LILACS Submission filtros pt.jpg

    • Por Tipo
      • Tudo: Recupera todos os tipos de registros
      • Revistas: Recupera somente os registros completos descritos e indexados
      • Monografias, Teses e Não Convencionais: Recupera somente os registros com os tipos de Literatura que podem ser descritos na Metodologia LILACS excluindo Revista
      • Registros indexados e revisados – LILACS Express: Recupera somente os registros indexados e revisados pelos CCs de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor)
      • Registros como publicados - LILACS-Express: Recupera somente registros sem indexação e sem revisão que são LILACS-Express
    • Por Etapas (confira as etapas acima)
      • Tudo: Recupera todos os registros em todos os status
      • Nova submissão: Recupera somente os registros novos incluídos
      • Arquivo validado: Recupera somente os registros com esse status
      • Formato verificado: Recupera somente os registros com o formato verificado
      • Conteúdo validado: Recupera somente os registros com o conteúdo validado
      • Aguardando publicação: Recupera somente os registros certificados
      • Pendente retorno CC: Recupera somente os registros pendentes

Status de processamento dos envios

O Fluxo dos "Envios" segue os passos:

Sequencia Passo Descrição Ator
Nova submissão Incluir o arquivo no sistema Centro Cooperante
Arquivo validado Verificar se o arquivo ISO não está danificado BIREME
Formato verificado Arquivo verificado BIREME
Conteúdo validado Validar o conteúdo seguindo a Metodologia LILACS BIREME
Aguardando publicação Certificar no LILDBI-Web da BIREME (interno) BIREME
Disponível na LILACS Disponível na LILACS (pública) BIREME
Pendente retorno CC Nos passos 2, 3 e 4 se o arquivo tiver algum problema ele ficará pendente BIREME e Centro Cooperante
Submissão rejeitada Arquivos que não ficarão disponíveis na LILACS (por problemas no arquivo ou teste interno) BIREME e Centro Cooperante

Pesquisa

Pesquisa pelo número (#) do registro enviado. LILACS Submission cxpesquisa.jpg

Idioma

Altera o idioma do sistema para Português, Espanhol ou Inglês.

Configuração e Saída

Nesta opção (ícone Pessoa.PNG), é possível visualizar o usuário que está logado e as opções Editar, Trocar Senha e Sair

  • Editar: Edição do perfil de usuário
    • Nesta opção, é possível incluir Primeiro Nome e Último Nome, alterar o endereço de e-mail e optar em receber e-mails de alerta sempre que houver alteração de status do registro.
  Importante.png NÃO é possível alterar o login. 
  • Trocar senha: Alteração de senha
    • Informe a senha antiga;
    • Digite a senha nova;
    • Digite a senha novamente;
    • Clique em Alterar minha senha
  • Sair: Sair do sistema

Acompanhamento dos envios no LILACS Submission

  • Clicando no número (#) correspondente ao envio, aparecerá uma nova tela com as informações sobre o registro enviado.

LILACS Submission envios.jpg

    • Submissão # (número)
    • Status atual
      • Centro Cooperante: Número do Centro Cooperante
      • Enviado por: Nome do responsável pelo envio
      • Atualizado por: Nome do responsável pela atualização
      • Criado em : Data em que o registro foi enviado
      • Última atualização: Data da última atualização feita
      • Total de registros: Total de registros informado pelo Centro Cooperante
      • Total de registros certificados: Total de registros certificados
    • Últimas ocorrências
      • Data
      • Autor: Nome da pessoa que realizou a alteração
      • Status anterior: Último status antes da atualização
      • Mudar para: Status seguinte
      • Mensagem (Mensagem1.jpg): Informações adicionais sobre o registro enviado. Podem ser feitas observações da BIREME para Centros Cooperantes ou dos Centros Cooperantes para a BIREME
  • Assim que o registro for enviado, seu Status será: Nova submissão e constará o seguinte aviso em Últimas ocorrências:
    • There's no follow ups to this submission: Este aviso significa que ainda não foram realizadas alterações no status do registro
  • Quando o staff LILACS estiver trabalhando com o registro enviado, o Status atual é alterado para Arquivo validado. Pode-se acompanhar o andamento do registro através de Últimas ocorrências, em que serão informados o Status Anterior (no caso, Nova submissão), Mudar para (no caso, Arquivo validado) e mensagem para o Centro Cooperante, se houver.
    • Caso o registro não apresente nenhum problema, ele seguirá o fluxo normal do processo do registro como descrito acima, até chegar em seu Status final: Disponível na LILACS, que é sua publicação na base de dados.
  • Se o arquivo tiver algum problema nos passos 2, 3 e 4, ele terá o Status: Pendente retorno CC
  • O arquivo adquire o Status: Submissão rejeitada nos seguintes casos:
    • Registros duplicados;
    • Registros com problemas na verificação e validação do formato (não é arquivo em formato .iso, por exemplo)
    • Registros fora dos critérios da Metodologia LILACS

Cronograma de implantação

Atividade Data
Planejamento do sistema Agosto de 2012
Desenvolvimento da versão beta Setembro de 2012
Testes internos Setembro a novembro de 2012
Apresentação para Centros Coordenadores Nacionais (CCN) e Coordenadores de redes temáticas (acesse a gravação da sessão) Novembro de 2012
Teste piloto com Centros Cooperantes (CC) Novembro e dezembro de 2012
Apresentações em português, espanhol e inglês para Rede LILACS Abril de 2013
Expansão a todos os CC da Rede LILACS Janeiro a dezembro de 2013
Desativação do e-mail envios.lilacs Janeiro de 2014

Em caso de dúvidas, sugestões e comentários, entre em contato: Email lilacs.jpg

Relatórios

Com o módulo de relatórios é possível a extração de estatísticas por meio de buscas booleanas. Segue abaixo um roteiro de como realizar buscas:

Reports.jpg

Exemplos

Pesquise um ID específico: Exemplo: 56

id:56

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1

center:BR1.1

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1 com o status: New

center:BR1.1 AND current_status:New

Pesquise todas as submissões do centro BR1.1 e BR1342.1

center:(BR1342.1 OR BR1.1)

Pesquise todas as submissões do Brazil

center:BR*

Pesquise todas as submissões enviadas entre 01/01/2013 e 01/03/2013

created:[20130101 TO 20130301]

O resultado da pesquisa será apresentado conforme as colunas escolhidas: LILACS Submission reports.jpg

Tecnologia utilizada

Apresentação Multimidia (elluminate)

Apresentação LILACS Submission 09/04/2013 em português

Ferramentas pessoais
Espaços nominais

Variantes
Ações
Navegação
Ferramentas