Trabajando con los archivos en el formato CSV generado por los informes del FI-Admin

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Orientaciones a los Centros Coordinadores Naciones de LILACS (CCN) sobre como trabajar en el Microsoft Excel con el informe de registros con status LILACS-Express generado por el FI-Admin en el formato CSV. La orientación incluye como poner los datos en columnas y como definir la codificación correcta para no tener problema con los caracteres especiales.

Con este informe, los CCN tendrán un listado de registros pendientes de revisión e indización para informar a los Centros Cooperantes responsables por su indización.



  • Acceder el FI-Admin y generar el informe en el sistema. En este ejemplo utilizaremos el informe "LILACS-Express por revista".

Para sacar el listado completo de revistas, seleccionar el informe "Revistas LILACS por País".

FI-Admin informe rev LLXP.PNG


  • Al fin de la página, hacer clic en "Exportación CSV" para bajar el archivo.

Export csv.PNG


  • Salvar el archivo en la carpeta de su preferencia con la extensión xls. (Si su navegador de Internet está configurado para bajar archivos sin preguntar en cuál carpeta, acceder la carpeta de Downloads y renombrar el archivo como nombre.xls)


  • Abrir el programa Microsoft Excel (o otro similar para trabajar con hojas de cálculo).


  • Hacer clic en "Archivos" > "Abrir". Seleccionar el archivo bajado de FI-Admin y abrir.

(Importante! Hay otras formas de abrir el archivo, pero recomendamos esta porque posibilita eligir la delimitación de los datos en las columnas correctas y la seleccionar la codificación correcta para no tener problemas con los caracteres especiales).

Excel abrir.PNG


  • Aparecerá un mensaje informando que el archivo está en otro formato (CSV).

Hacer clic en "Si" para avanzar y visualizar el asistente de importación.


  • En el Asistente de importación:
    • mantener la opción Delimitado seleccionada
    • cambiar la origen del archivo para Unicode (UTF-8)
    • Hacer clic en Avanzar.

Asistente importacion excel.PNG


  • En la segunda etapa de la importación, seleccionar la delimitación por vírgula y concluir.

Asistente importacion excel2.PNG


  • Los datos están en ordenados por el número de registros pendientes, que son los registros con status LILACS-Express.
  • Recomendamos ordenar los datos por el código del centro responsable por la indización (columna indexer_CC). Como los códigos empiezan con el código del país, ustedes podrán visualizar las pendencias de su país agrupadas.
  • Para hacer esto, seleccionar las tres columnas y hacer clic en "Clasificar". Los datos quedarán ordenados por la primer columna, de código de la institución responsable por la indización.

Ordenar.PNG


  • Al fin de la hoja, chequear en las revistas sin código de centro cooperante si hay algún título de su país.
    • Los títulos cerrados aparecen en el listado sin código de centro. En este caso, informar el CC responsable que aún hay estas pendencias.
    • Si el título está vigente, informar a LILACS el código del centro responsable por la indización que actualizaremos la información.

Revistas sin CC.PNG


  • Eliminar las líneas que no son del código de su país. El listado está listo.

Listado llxp.PNG