Creación de registros bibliográficos nuevos en FI-Admin

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Registros bibliográficos en FI-Admin

FI-Admin es un sistema para la gestión de fuentes de información de la BVS. Se utiliza para las fuentes de información de recursos de Internet (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimedia y registros bibliográficos que adoptan Metodología LILACS.

Este tutorial está destinado a los Centros Cooperantes (CC) que crear los registros en el FI-Admin.

  • Si en este punto usted ya sabe que el documento que usted quiere describir es una revista que forma parte de la iniciativa 'LILACS-Express' , por favor siga

Procedimiento de revisión de descripción e indización de revistas LILACS-Express en el FI-Admin

Acceso al sistema

Acceder al sistema: fi-admin.bvsalud.org

En la pantalla inicial, tenemos:

  • Menú del sistema con las opciones:
    • Registros bibliográficos: módulo donde creamos los registros de documentos no convencionales, tesis, artículos de la revista y libros.

Home fiadmin.png

Si usted coopera con otras fuentes de información, la etiqueta será 'Fuentes de Información' 'y un menú con las opciones de fuente se abrirá.

    • idioma seleccionado para el sistema (disponible en Inglés, portugués o español).
    • Nombre del usuario y código de la institución en la red BVS.
  • Panel de control
    • Acciones recientes: historial de modificaciones realizadas por el usuario (en el primer acceso estará vacío)
    • Área de comunicación y avisos a la red

Creación de registros bibliográficos

La primera acción a realizar es analizar el documento e identificar el tipo de documento / tipo de literatura y verificar si el documento:

  • forma parte de alguna colección
  • ya se ha presentado en algún evento
  • recibió financiamiento por parte de alguna agencia de fomento a la investigación
  • habrá descripción de analíticas (capítulos de libros o artículos de revistas)

Con esto definido verá las siguientes opciones en el sistema:

Archivo:Literatura.png tipo-de-

Hay dos perfiles disponibles para CC:

  • Documentalista: crea e indexa sus propios registros bibliográficos
  • Editor: crea, edita e indexa cualquier registro bibliográfico creado en el FI-Admin

La política de creación de usuarios es que cada centro tenga un editor y varios documentalistas. Si este es su primer contacto con el FI-Admin, entonces su perfil es de Documentalista.

Como documentalista sugerimos grabar su registro como borrador, así podrá corregir y alterar cualquier información. Si publica su registro, ya no podrá hacer ediciones en él.

Otra información importante es que todo campo tiene un texto de ayuda con descripción, definición, notas y ejemplos para relleno. Para acceder a ellos basta con hacer clic con el lado izquierdo del ratón en el campo deseado.

En el menú, haga clic en "Registros bibliográficos" para iniciar el trabajo.


El FI-Admin, así como el LILDBI-Web, adopta las terminologías:

  • 'Fuente' para identificar el documento en el conjunto o el fascículo.
  • 'Analíticas' para identificar los capítulos o artículos del fascículo.

Entonces, antes de iniciar un nuevo registro, ya decida si hará la descripción del documento en su totalidad (sólo la fuente) o si también hará una descripción de capítulos o artículos (analíticos)

Si usted va a crear registros de artículos de periódico, prosiga aquí, si no, haga clic en el enlace para la descripción de Monográfico, Tesis y Disertaciones o Documentos no convencionales

Creación del registro fuente para revistas (serie periódica)

Antes de crear una nueva fuente, busque si ya existe en el sistema. Para ello, haga clic en la pestaña "Todos los registros" y escriba el título abreviado incluyendo el fascículo que quiere describir, por ejemplo: Rev. bras. med. fam. comunidad; 10 (35), 2015.


Archivo:Pesquisaporfonte.png

En el caso del ejemplo ya había una analítica descrita. Si también tiene, vaya a la sesión Creación_de_registros_novos_no_FI-Admin # Creación_analítica

Si su fuente no existe, haga clic en el botón 'Nuevo registro bibliográfico' 'para crear un nuevo' registro de origen '.


Archivo:Fig 2 fonte.png


En la pantalla Nuevo registro y donde se lee 'Seleccione tipo de documento' usted verá que automáticamente esta seleccionada 'Revistas (Serie Periódica)' 'haga clic en' .


Archivo:Fonte fi-Admin.png


En 'Seleccione o cree una nueva fuente', haga clic en 'Nueva fuente'


Archivo:Fig nova fonte fi-Admin.PNG


En la siguiente imagen se ve la pestaña 'Metadatos' y el área de 'Información General' , que se rellena automáticamente. En el área 'Nivel Serie' 'seleccione el título de revista de responsabilidad de su CC. Al hacer clic en el título de la revista, el campo ISSN 'se rellenará automáticamente. Confirme el número correcto del ISSN y complete con el volumen y el número del fascículo.


Ejemplo:

Archivo:Nova fonte fi-admin 6.PNG

Si el título no está presente en la lista, busque el título abreviado correcto en el 'Portal de Periódicos Científicos en Ci 'Portal de Periódicos Científicos en Ciencias de la Salud' y copie y péguelo en el campo 'Otro título de revista (no indexada en la Biblioteca Virtual en Salud)' .

En estos casos, también es necesario retirar la selección del ítem 'Validar usando metodología LILACS' .

Actualmente las revistas indexadas en BBO y BDENF ya aparecen en el campo 'Título de la serie' 'y los títulos de IndexPsi están en proceso de registro.


En el área de Imprenta, en el campo 'Fecha de publicación', haga clic en el campo para obtener ayuda y consultar la tabla de abreviaturas que se encuentran en el ANEXO III.

El contenido del campo 'Fecha de publicación normalizada' debe estar de acuerdo con la fecha de publicación. Después de llenar los campos, nos orientamos a revisar.


Archivo:Novafonte1 fi-admin 6.PNG


Creación de la analítica

Ahora que ya ha creado el registro fuente, crear las analíticas haciendo clic en el botón '+ Crear Analítica' ',

Archivo:Criaranalitica.png

En la pestaña 'Metadatos' , área de 'Nivel Serie' , conferir título del periódico, volumen, fascículo y año.

En el área de 'Bases de datos' 'en el campo' Indexado en LILACS 'y otras bases en las que la revista está indexada.

Si la revista no se indiza en LILACS y ha seleccionado esta base, recibirá un mensaje de error y deberá mantener sólo el nombre de la base donde se indiza la revista.


Archivo:Analitica1 fi-admin.PNG


En el área de 'Información General' en el campo 'Forma de elemento' seleccionar "electrónico"


Archivo:Analitica2 fi-admin.PNG


En el área de 'Nivel analítico' 'en el campo' Autor personal haga clic en el cuadro para abrir la pantalla de relleno.

En el campo 'Autor Personal' el relleno de la afiliación es obligatorio solamente para analíticos de serie periódica, pero si se rellena para otros tipos de documentos las mismas reglas deben ser seguidas:

a) Adoptar para el autor la institución a la que pertenece y no la institución donde el trabajo fue realizado, en el caso de ser citadas las dos;

b) Se registra la institución y sus niveles jerárquicos en los niveles 1, 2 y 3. Del tercer nivel jerárquico en adelante, separarlos con un punto y espacio.

Obs: Siempre seguir lo que está en el documento si el nombre de la institución está sólo con la sigla deberá ser rellenado con la sigla si el documento presenta la sigla y el nombre por extenso la preferencia será para el llenado por extenso. Para incluir a los demás autores descritos en el documento, haga clic en "Add Autor personal". Después de rellenar todos los datos con todos los autores descritos en el documento, haga clic en "Grabar"

Archivo:Aut pe1 Fi-Admin.PNG

Ejemplo:

Archivo:Aut Pe Fi-Admin.png


'Título' se debe rellenar en todos los idiomas presentes en el documento.

Archivo:Titulo2 fi-admin.PNG

Se registra el título según las reglas ortográficas del idioma correspondiente. En la mayoría de los casos utilizar letras mayúsculas sólo para inicio de frase, siglas y nombres de propios y todo el resto en letras minúsculas.


Archivo:Titulo Fi-Admin.PNG


El campo 'Título traducido al inglés' 'sólo se rellena si la traducción' 'no' 'aparece en el documento.

El campo 'Páginas' no es obligatorio si se rellena el campo "Texto completo".

En caso de llenado de este dato, incluir en los subcampos "Número inicial" y "Número final", o, si el documento tiene "e-location", incluir en el subcampo "Identificador de localización electrónica".

Archivo:Titulo tra fi-admin.PNG


En el área 'Información Complementaria' en el campo 'Información descriptiva' ', en el subcampo "Otros detalles físicos" si el documento tiene detalles como gráficos, mapas (mapas), tablas (tabulación) y las ilustraciones (ilus).

Archivo:Tabela.PNG


Si el documento tiene más de una de las opciones, haga clic en "Agregar información descriptiva", los demás campos no son campos obligatorios.

Haga clic en "Guardar"

Archivo:Tabela 2.PNG

En el campo 'Idioma del texto' 'seleccione el idioma correspondiente al texto.

Archivo:Idioma.PNG

'Número DOI' '

El DOI es un identificador persistente de objetos digitales y se utiliza para garantizar el acceso al documento, ya que es un código que no cambia con el paso del tiempo, a diferencia de las URL en portales.

Siempre que este dato esté presente, llene ese campo.

Archivo:Doi fi-admin.PNG


En el área de "Otras notas", los campos "Nota general", "Nota con formato de contenido", "Nota de disponibilidad física adicional", "Nota de reproducción" y "Nota de la versión original", son información que complementan la descripción del documento. Haga clic en cada campo para obtener ayuda.

Nota: no son campos obligatorios, para relleno de artículos científicos llenar los campos de "Notas" solamente si es necesario.


Archivo:Outras notas fi-admin.PNG

En el área de 'Datos del contenido' 'rellene el campo' Nombre del registro de ensayo clínico 'siempre que presente en el documento, ya que se refiere al número que proporciona evidencia de que la investigación realizada tiene confiabilidad.

Archivo:Ensaio clinico fi-admin.PNG

En el campo 'Palabras clave del autor' , se deben registrar todas las palabras clave, en todos los idiomas disponibles, aunque existan en el DeCS.

Haga clic en "Add Palabras clave del autor" para añadir más términos.

Archivo:Pala chave fi-admin.PNG

En el campo Resumen , existiendo más de un resumen, se registran todos, en la secuencia dada en el documento haciendo clic en "Agregar Resumen" después de incluir todos los resúmenes haga clic en "Grabar borrador".

Siempre que el resumen esté estructurado o las secciones del resumen sean identificables, adopte la estructura dentro del registro bibliográfico, es decir, colocar en caja alta seguido de dos puntos cada una de las secciones del resumen. por ejemplo:

Archivo:Resumo.jpg

Indexación

El relleno de los campos de indexación debe ser guiado por el Manual de indexación metodología LILACS:

Los "descriptores primarios": son términos extraídos del DeCS para representar el contenido temático principal de un documento, el foco del estudio.

Para identificar descriptores primarios se debe:

  • Realizar la lectura técnica observando las siguientes áreas: título y objetivo del estudio (párrafo antes de material y métodos)
  • Confirmar descriptores primarios en las áreas de discusión y resultados del estudio
  • Registra los calificadores a continuación al descriptor
  • Verificar las coordenadas necesarias en la definición y las notas de indización


Para diferenciar los descriptores primarios de los secundarios, siempre haga clic en la casilla de verificación Primario?

Archivo:Indexação1 fi-admin.PNG


Los descriptores secundarios: 'son términos pertinentes, pero menos significativos para la representación del contenido temático de un documento. Son descriptores usados ​​para indexar asuntos que complementan o apoyan la comprensión del tema principal.


Para identificar descriptores primarios se debe:

  • Leer las áreas de material de métodos (técnicas y equipos utilizados) y discusión y resultados para verificar si hay otras enfermedades, medicamentos, etc. que se discutieron y que influenciaron el tema principal
  • Cheque si términos como "biopsia", "prevalencia", "enfermedad aguda", "enfermedad crónica" están presentes en el documento, pues deben ser indexados con secundarios.
  • Verificar las coordenadas necesarias en la definición y las notas de indización

Archivo:Indexação2 fi-admin.PNG


Indizar el Tipo de publicación: 'sólo si el formato del artículo requiere su aplicación. Para ello, consultar el descriptor DeCS apropiado y leer "definición" del descriptor.

Archivo:Tipo de public fi-admin.PNG

'Sigue algunas observaciones para el CC.' '

A veces el "tipo de publicación" no es muy evidente en este caso y es necesario una lectura más profunda y para ello sugerimos leer las siguientes áreas: material y métodos y área de clasificación de los artículos (muchas veces en áreas alrededor del título: esquina superior derecha). Si aún así hay dudas sobre el tipo de publicación la orientación y para que deje en blanco.

Artículo clásico ': - es un artículo republicado, que marca un cambio científico importante, por lo que es muy raro ser seleccionado. (documentalistas tiene, erróneamente, atribuido ese tipo de publicación, confundiéndolo con un artículo científico común)

Ensayo clínico ': es un artículo original en el que se divulga la evaluación de la eficacia de una droga o una técnica. Es un estudio prospectivo que generalmente se describirá en material o método.

'Informe de caso' es un tipo de publicación bastante usado y estará escrito en el documento. En la mayoría de los casos, la mayoría de las personas que sufren de este tipo de cáncer de próstata, no se sienten satisfechas.


Los descriptores 'Pre-codificados' son términos utilizados para la caracterización de los sujetos de la investigación y proporcionar la investigación por esos límites / filtros.


Para mejorar la lectura técnica leer las siguientes áreas: material y métodos, tablas y gráficos. Seguimiento de documentos (Control + F o Control + L) por "años", "femenino", "masculino", "edad", "sexo" y sus variantes en otros idiomas.

Archivo:Precod fi-admin.PNG

Archivo:Precod2 fi-admin.PNG


Los campos siguientes generalmente quedan en blanco, no son obligatorios. En la duda siempre seguir el procedimiento ya mencionado, haga clic en el campo deseado para obtener ayuda. Después de rellenar todos los campos "haga clic en" guardar borrador.

Archivo:Precod3 fi-admin.PNG

Texto completo

Incluir el enlace para acceder al texto completo en el campo y seleccionar 'Texto completo' 'y elegir' idioma según el documento.


Los tipos de archivo y las extensiones más utilizadas son PDF o HTML. Entonces cuando el sucral es

  • 'Tipo de archivo' 'PDF' a 'Extensión de archivo' 'será "PDF"

Tipo de archivo HTML ESTÁTICO 'a' Extensión de archivo 'será "HTML" los demás subcampos se quedan en blanco.


Siempre abrir la dirección electrónica para confirmar si esta funcionando y consultar los datos de con el documento original.

Haga clic en "Guardar"

Archivo:End elet fi-admin.PNG

biblioteca

En la pestaña 'Biblioteca' 'los campos se rellenan con información para uso interno de la institución y de la coordinación de la base de datos.

En el campo "Ubicación del documento", incluya información de la ubicación física del documento, el número de llamada en su acervo

Archivo:Biblioteca fi-admin.PNG

En Base de datos usted llene si el coordinador de la base para la cual contribuye a solicitar ese relleno.

Esto ocurrirá cuando sea necesario definir colecciones específicas dentro de una base general. Por ejemplo, en la base de datos de la BVS Secretaría Municipal de Salud de São Paulo, las colecciones se separan en Acervo y Producción Científica y también por institución, entonces tenemos como llenado de ese campo:

  • AHM-Colección
  • Producción AHM
  • CACHOEIRINHA-Colección
  • Producción CACHOEIRINHA

Compruebe con su coordinador si es necesario algún relleno específico para ese campo.

Los campos "Tombo" y "Nota Interna" también son de uso local y no requieren ninguna explicación adicional.

El campo Descriptores locales es utilizado por la coordinación de la base para la inclusión de descriptores que la red o la institución utiliza.

Ejemplo: la BVS Psicología utiliza la Terminología en Psicología para complementar la indexación realizada con el DeCS.

En estos casos los descriptores se incluyen en este campo.

Las categorizaciones procedentes de taxonomías también se incluyen en este campo. Ejemplo: En la Bibliografía del SUS, la taxonomía del SUS es incluida en ese campo para generar los clusters que están presentes en su interfaz de búsqueda. Archivo:Clustertemas.png

  • Importante: estos campos sólo se presentan para las instituciones que lo incluyeron o para instituciones que forman parte de esa red. Si este campo ya está rellenado, no modifica datos, sólo incluye lo que usted necesita, ya que la edición accidental o la exclusión de cualquier dato de estos campos perjudicará el resultado ya preconfigurado en la BVS o portal que la creó .

Eventos / Proyectos

En la pestaña 'eventos / proyectos' Se orienta a hacer clic en los campos de ayuda y rellenar con la información según el documento cuando se trata de un evento o proyecto.

Estos campos se deben rellenar siempre que el dato esté presente en el documento.

Archivo:Evento fi-admin.PNG

Después de finalizar el registro, ver los datos y grabar como borrador o publicar.

Para crear un nuevo analítico haga clic en el registro fuente y haga clic en el '+ crear analítica' 'y siga el mismo procedimiento para la creación de analítica.

Ver más:

- Manuales de la Metodología LILACS

- Red BVS en Google Groups

Creación de registros de documentos no convencionales, tesis y disertaciones y monográficos

Véase también


Archivo:Ejemplo.jpg